Olen sekä töissä että harrastuksien parissa joutunut erilaisiin tiukkohin tilanteisiin. Ei niitä ehkä kovan luokan kriiseiksi voi kutsua, koska kukaan ei ole ollut hengenvaarassa, mutta sellaisiksi kuitenkin, joissa on ollut tarpeen ottaa tilanne haltuun. Usein hankalissa tai hämmentävissä tilanteissa ihmiset lähtevät sooloilemaan omiaan, mikä ennestään haittaa hankalaa tilannetta. Ihan yhtälailla aletaan lietsoa paniikkia joko ihan tahallaan tai sitten vahingossa. Sellaisessa tilanteessa myös huhut lähtevät kiertämään ja pian kukaan ei enää tiedä mikä on totta ja mikä ei. Tällaisesta esimerkkinä voisi olla vaikkapa yritysintegraatio, yt-neuvottelut tai vaikkapa projekti, joka on menossa poissa raiteiltaan. Kuinka sitten tällaisessa tilanteessa tulisi toimia? Olen koonnut tähän omat vinkkini asiasta, sekä kantapään kautta opittuna että onnistumisesta innostuneena.
Pidä pää kylmänä
Tapahtui mitä tahansa, niin pysy itse kylmäpäisenä. Koneen Anne Stenroos kehotti eräässä seminaarissa ensimmäiseksi kysymään itseltä tai muilta; Onko joku kuoleman vaarassa? Jos ei, niin sitten ei ole mitään hätää. Kun itse pysyt kylmäpäisenä, niin kaikki muutkin kokevat että tilanne on hallussa.
Tiedota välittömästi ja toimi avoimesti
Kun jotakin tapahtuu, viestintä pitää aloittaa välittömästi. Oikea hetki on jo silloin kun mitään suunnitelmaa ongelmatilanteesta poispääsemiseksi ei vielä ole. Kerro välittömästi ja avoimesti mitä on tapahtunut ja että toimintasuunnitelma on valmistelussa. Kerro myös koska viestit seuraavaksi. Joissakin tilanteissa voi olla järkevää myös kertoa se, että et välttämättä tiedä vielä kuinka ongelma ratkaistaan. Avoimuus saattaa auttaa, sillä ehkä jollakin viestinnän kohteista on ongelmaan ratkaisu. Kerro myös että uskot ratkaisun ongelmaan löytyvän, jos aidosti uskot niin.
Anna ohjeita selkeästi
Tässä kohtaa Alexander Stubb taktiikka toimii parhaiten. Tiivistä viesti kolmeen pointtiin, oli sitten kyse puhutusta tai kirjoitetusta viestistä. Kuka tekee, mitä tekee ja milloin tekee. Jos on ihan pakko, niin kerro myös todella lyhyesti, miksi näin pitää toimia. Jos ohjeet alkavat muinaisista roomalaisista ja päättyvät avaruustieteeseen, varsinainen viesti menettää teränsä. Älä selitä, vaan fokusoi vain siihen mitä haluat tehtäväksi juuri nyt! Selittelyjen aika on myöhemmin.
Ole jämäkkä ja varmista että ohjeita noudatetaan
Jos et halua vahtia että ohjeita noudatetaan, niin ohjeita on turhaa myöskään antaa. Ensin toimintaohjeiden rikkojia lähestytään ystävällisesti ja kerrataan toimintaohjeet. On kerrottava miksi tilanteen näkökulmasta negatiivista toimintaa pitää välttää ja mitkä ovat toiminnan seuraukset. Jos viesti ei ala mennä perille, niin aletaan poliisiksi ja otetaan myös rautalanka esiin. Vaikka sitten ratakiskon pätkä jos muu ei auta.
Viesti säännöllisesti
Säännöllisesti tapahtuvalla viestinnällä varmistetaan, että jokainen asianosainen pysyy kärryillä siitä mitä tapahtuu ja kuinka asiaa ollaan ratkaisemassa. Toistuva viestintä rauhoittaa ihmisiä ja antaa turvallisuuden tunnetta. Myös siitä kannattaa viestiä, että ei ole mitään viestittävää; Tilanne on ennallaan mutta toimenpiteet etenevät tai tilanteeseen etsitään edelleen ratkaisua. Näin vältetään turhien huhujen liikkeellelähtö, jotka voivat hankaloittaa tilannetta entisestään.
Pidä kommunikaatiokanavat auki
Ongelmat ratkeavat yleensä helpommin, jos olet itse avoin eri vaihtoehtoille. Pyri kuuntelemaan avoimin mielin eri vaihtoehtoja, ilman ennakko rajoituksia tai ajatuksia. Ongelma voi ratketa ihan eri tavalla kuin ajattelit, kunhan vain annat siihen mahdollisuuden. Anna yllätyksille tilaa!
Pidä pää kylmänä
Tapahtui mitä tahansa, niin pysy itse kylmäpäisenä. Koneen Anne Stenroos kehotti eräässä seminaarissa ensimmäiseksi kysymään itseltä tai muilta; Onko joku kuoleman vaarassa? Jos ei, niin sitten ei ole mitään hätää. Kun itse pysyt kylmäpäisenä, niin kaikki muutkin kokevat että tilanne on hallussa.
Tiedota välittömästi ja toimi avoimesti
Kun jotakin tapahtuu, viestintä pitää aloittaa välittömästi. Oikea hetki on jo silloin kun mitään suunnitelmaa ongelmatilanteesta poispääsemiseksi ei vielä ole. Kerro välittömästi ja avoimesti mitä on tapahtunut ja että toimintasuunnitelma on valmistelussa. Kerro myös koska viestit seuraavaksi. Joissakin tilanteissa voi olla järkevää myös kertoa se, että et välttämättä tiedä vielä kuinka ongelma ratkaistaan. Avoimuus saattaa auttaa, sillä ehkä jollakin viestinnän kohteista on ongelmaan ratkaisu. Kerro myös että uskot ratkaisun ongelmaan löytyvän, jos aidosti uskot niin.
Anna ohjeita selkeästi
Tässä kohtaa Alexander Stubb taktiikka toimii parhaiten. Tiivistä viesti kolmeen pointtiin, oli sitten kyse puhutusta tai kirjoitetusta viestistä. Kuka tekee, mitä tekee ja milloin tekee. Jos on ihan pakko, niin kerro myös todella lyhyesti, miksi näin pitää toimia. Jos ohjeet alkavat muinaisista roomalaisista ja päättyvät avaruustieteeseen, varsinainen viesti menettää teränsä. Älä selitä, vaan fokusoi vain siihen mitä haluat tehtäväksi juuri nyt! Selittelyjen aika on myöhemmin.
Ole jämäkkä ja varmista että ohjeita noudatetaan
Jos et halua vahtia että ohjeita noudatetaan, niin ohjeita on turhaa myöskään antaa. Ensin toimintaohjeiden rikkojia lähestytään ystävällisesti ja kerrataan toimintaohjeet. On kerrottava miksi tilanteen näkökulmasta negatiivista toimintaa pitää välttää ja mitkä ovat toiminnan seuraukset. Jos viesti ei ala mennä perille, niin aletaan poliisiksi ja otetaan myös rautalanka esiin. Vaikka sitten ratakiskon pätkä jos muu ei auta.
Viesti säännöllisesti
Säännöllisesti tapahtuvalla viestinnällä varmistetaan, että jokainen asianosainen pysyy kärryillä siitä mitä tapahtuu ja kuinka asiaa ollaan ratkaisemassa. Toistuva viestintä rauhoittaa ihmisiä ja antaa turvallisuuden tunnetta. Myös siitä kannattaa viestiä, että ei ole mitään viestittävää; Tilanne on ennallaan mutta toimenpiteet etenevät tai tilanteeseen etsitään edelleen ratkaisua. Näin vältetään turhien huhujen liikkeellelähtö, jotka voivat hankaloittaa tilannetta entisestään.
Pidä kommunikaatiokanavat auki
Ongelmat ratkeavat yleensä helpommin, jos olet itse avoin eri vaihtoehtoille. Pyri kuuntelemaan avoimin mielin eri vaihtoehtoja, ilman ennakko rajoituksia tai ajatuksia. Ongelma voi ratketa ihan eri tavalla kuin ajattelit, kunhan vain annat siihen mahdollisuuden. Anna yllätyksille tilaa!
Seuraa twitterissä:
blogi @karakuumana
kirjoittaja @kalehto
blogi @karakuumana
kirjoittaja @kalehto
