Organisaation rajapintoja rikkomalla tuloksiin

Liiketoimintajako, organisaatiojako, funktiojako, prosessijako, tonttijako, kahvitaukojako, sukupuolijako, ikäpolvijako. Ei sitten yhtään ihme, että osaoptimointi on huipussaan, tieto ei kulje rajojen yli ja vastuurajapintojen välissä lilluu kasapäin tehtäviä, joihin kukaan ei tartu. Yritysmaailma on jaettu niin pieniin lokeroihin, että elämä lokeron sisällä alkaa käydä ahdistavaksi. Ahdistus aikaansaa sen, että jokainen keskittyy entistä lujemmin niihin "omiin" asioihin. Ja kun homma ei sitten suju niin kuin toiveissa on, korjataan tilannetta ohjeistamalla lisää. Selkeyttämällä jokaisen oman hiekkalaatikon raja-aitojen paikkaa, mikä taasen vahvistaa rajapintoja entisestään. 

Kamppailen omassa työroolissani jatkuvasti rajapinta-asioiden kanssa: milloin oman tekemiseni ja kollegoideni tekemisten, milloin itseni ja alaisteni, milloin muiden ympäröivien organisaatioiden rajapintojen kanssa. Ja joka kerta tuskailen sen kanssa, kuinka tiukassa rajapinnat ovat. Ihmisellä on luontainen pyrkimys suojella omaa tekemistään. Kehittymättömässä organisaatiossa vankoista vastuista on tullut vallanpidon keino. Toki on tärkeää, että jokainen tietää roolinsa yhteisössä, mutta menestymisen kannalta vieläkin tärkeämpää on se, että kaikki tärkeät asiat tulevat hoidetuksi riippumatta siitä kuka asiat hoitaa.

Kuinka sitten kaataa yritykseen juurtuneita raja-aitoja ja merkittävästi vähentää aitojen väliin putoavia asioita? 

Yhteisen päämäärän ja tavoitteen kirkastaminen

Yrityksen vision ja tavoitteiden kommunikointia ei voi taaskaan ylikorostaa. Kaikkien tiedossaolevan ja sisäistämän päämäärän ja tavoitteiden lisäksi tulee olla yhdessä sovittuja toiminnan pelisääntöjä. Eli niitä asioita, joiden avulla organisaatio voi arvioida tiimin suoriutumista ja onnistumista. Omistajuus tekemiseen syntyy silloin, kun tekemisen päämäärä on ymmärretty ja se on yhteinen koko organisaatiolle.

Onnistumisen kulttuurin kasvattaminen ja osallistaminen

Saako organisaatiossasi jokainen äänensä kuuluville puolueettomasti ja ajantasaisesti? Kuinka suhtaudutte toiminnassa eteentuleviin ongelmiin? Sellainen yhteisö ruokkii onnistumisia, jossa jokainen saa äänensä kuuluville ja jossa epäonnistumisia ei pelätä, vaan ne nähdään kehittämisen aihiona. Yhteisö, jossa virheen sattuessa hyökätään tekijän kimppuun eikä itse asian kimppuun, aikaansaa sisäänpäinkääntyneitä, pelokkaita, raja-aitojensa sisällä lymyileviä mörököllejä ja totaalisen kehityspysähdyksen. 

Ajantasaisen, kaikille kohdistetun viestinnän lisääminen

Viestintä kohdistuu liian usein vain valitulle porukalle. Liian usein myös oletetaan, että paikallaolijat  vievät viestin samansisältöisenä omiin organisaatioihinsa. Oikean kohdeyleisön lisäksi on äärettömän tärkeää kohdistaa viesti oiken. Vaikka koko porukka olisikin kasassa, viestin tulee olla osuvaa eikä liian geneeristä. Liian yleinen tai korkealentoinen viesti ei aikaansaa kuulijakunnassa minkäänlaista ajatusprosessia. Vuorovaikutuksen lisäämistä kaikilla tasoilla ei voita mikään. Hyvä vuorovaikutus ja avoin viestintä parantaa myös merkittävästi työssäviihtymistä ja hankalienkin aikojen keskellä jaksamista.

Turhan byrokratian poistaminen tekemisestä 

Moninkertaiset päätösketjut, epäselvät hallintomallit, iholla huohottava esimies. Kaikki nämä ovat erinomaisia esimerkkejä byrokratiasta, joka lisää organisaation hitautta ja lokeroi päätöksenteon irralleen tekijäporukasta. Turha byrokratia pesiytyy organisaatioon salakavalasti. Sen tunnistamiseen ja poistamiseksi kannattaa nähdä säännöllisesti vaivaa. Aika suuri osa ihmisistä janoaa lisää vastuuta ja käyttää saamansa vastuun parantaakseen vastuualueensa suoriutumista. Toiminta- ja hallintomallit tai liian monimutkaiset organisaatiorakenteet, jotka eivät edesauta liiketoiminnan suoriutumista joutavat romukoppaan.

Edellä mainitut asiat ovat hyvän johtamisen kulmakiviä. Kun seuraavan kerran tuntuu siltä, että organisaatio ei suoriudu osaamisensa vuoksi, kannattaa hetkeksi pysähtyä pohtimaan onko asia sittenkään niin. Tiukasti lokeroituneessa ja vahvasti osa-optimoivassa organisaatiossa on ilmi selvä johtamisongelma. Ihmisten innostaminen ja sitouttaminen on johtamisen avainkysymyksiä. Innostuneessa organisaatiossa asiat eivät putoille vastuurajapintojen väliin vaan asiat tulevat yhdessä ponnistellen hoidetuksi, oli sitten kollega sairaslomalla tai asia muuten vaan vastuuttamatta.

P.S. Haastan tässä myös itseäni, sillä olen melkoinen lokeroija itsekin.