Huono tavoite ei motivoi eikä ohjaa

Taas on se aika vuodesta, kun kaikki tekeminen tulee saattaa valmiiksi vuoden vaihdetta varten. On aika katsoa peiliin ja tunnistaa se, mitä on saatu aikaiseksi. Samalla on käännettävä vauhdilla katsetta ensi vuoteen ja päätettävä mitä tulevaisuudessa täytyisi saada aikaiseksi. Kumpi kuulostaa mielenkiintoisemmalta? Itsestäni ehdottomasti tulevan suunnittelu. Vaikka asiat harvoin etenevät kronologisessa järjestyksessä, olen kuitenkin vahvasti sitä mieltä, että tulevaisuuden kannalta on ensisijaisen tärkeää varata riittävästi aikaa menneen pohdinnalle, vaikka kuinka mieli laukkaisi jo ensi vuoden tavoitteenasetannassa, uuden strategian toteuttamisessa ja ensi kesälomassa.

Vuosi on businessmaailmassa melkoisen pitkä aika ja vuoden aikana sattuu ja tapahtuu melkoisesti. Usein menneen vuoden pohdinnassa sorrutaan analysoimaan kovien tavoitteiden toteutumista. Paljonko liikevaihto- tai tulostavoitteet ylitettiin tai alitettiin? Päästiinkö toimitusvarmuuslukemiin? Kiersivätkö varastot tavoitteiden mukaisesti? Ja niin edelleen. Edellinen on äärimmäisen tärkeää, mutta ei riittävää. Koska viimeksi olet oikeasti käyttänyt aikaasi sen analysointiin, miten jaat oman ja organisaatiosi työajan ja miten se aikajako tukee sinulle asetettujen tavoitteiden saavuttamista? Tämän pohtimiseen on yksinkertainen harjoitus, joka vie aikaa korkeintaan muutaman tunnin, mutta hyvin tehtynä antaa sinulle melkoisesti eväitä tulevan vuoden suunnitteluun.

Harjoitus.
Listaa itsellesi kuluneen vuoden aikaansaannokset, keskeiset onnistumiset ja epäonnistumiset, mieleen nousevat isoimmat tapahtumat. Nämä ovat vain jäävuoden huippu siitä, mitä kaikkea vuoden aikana on tapahtunut, mutta riittävä otos jälkianalyysille. Käytä tähän riittävästi aikaa ja siirry vasta sitten eteenpäin. Palauta mieleesi tälle vuodelle asetetut tavoitteet. Nousivatko listalle ne asiat, jotka tukevat tavoitteiden saavuttamista? Vai nousiko listalle kenties jotain aivan muuta? Kertooko pikatesti sinulle siitä, että olet onnistunut tekemään valtaosan ajasta niitä asioita, jotka tukevat omiasi tai vastuualueesi tavoitteita? Kertooko pikatesti siitä, että annat muiden ohjata tekemisiäsi pois omalta vastuualueeltasi ja niiltä odotuksilta, joita sinulle on asetettu? Katsotko maailmaasi enemmän onnistumisten vai epäonnistumisten kautta? Onko tavoitteet ylipäänsä asetettu siten, että ne ohjaavat tekemistäsi liiketoiminnan kannalta järkevään suuntaan?

Kun olet oppinut tavastanne asettaa tavoitteet sekä omasta ja organisaatiosi tavasta toimia tavoitteiden saavuttamiseksi, on aika pohtia onko tapanne oikea ja riittävä tulevaa vuotta ajatellen. Toimivatko pelkät numeeriset tavoitteet kaikille henkilöstöryhmille? Näetkö vaivaa sen eteen, että purat vain relevantit tavoitteet eteenpäin oikeille kohderyhmille? Onko tavoitteita kenties liikaa fokuksen ylläpitämiseksi?

Hyvä tavoite motivoi. Tavoitteen omistaja kokee sen tärkeäksi ja arvokkaaksi. Jos et usko tavoitteeseen, teet taatusti vain välttämättömimmän sen saavuttamiseksi. Jos taas uskot siihen, raivaat matkalta haastavampiakin esteitä. Esimiehen tulisi nähdä paljon vaivaa purkaakseen oman vastuualueensa tavoitteet alaisiaan motivoiviksi tavoitteiksi.

Hyvä tavoite on ymmärrettävä ja selkeä. Tavoitteen omistaja osaa selittää tavoitteen päämäärän ja vaikutuksen liiketoiminnan hyvinvointiin vaivatta, ymmärrettävästi ja innostuneesti. Kuinka moni meistä on saanutkaan käsiinsä tavoitemittaripaketin, joka on niin laaja ja monisyinen, että sen eteenpäin viestiminen on ollut mahdotonta.

Hyvä tavoite on helposti mitattava. Tavoitteen omistaja osaa selittää onnistumisen mittarin vaivatta työtovereilleen. Hän tietää, koska on ylittänyt tavoitteen tai kuinka paljon on vielä matkaa tavoitteen saavuttamiseksi. Mittaaminen itsessään ei saisi olla se osa-alue, johon aika kuluu vaan mittari tulisi olla helposti saatavissa ja tulkittavissa.

Hyvä tavoite on haasteellinen. Tavoitteessa tulee olla haastetta, ja sen saavuttamisen eteen tulee joutua ponnistelemaan. Se ei saa olla liian valmiiksi pureskeltu. Liian helposti saavutettavissa olevat tavoitteet laiskistavat eivätkä altista uuden oppimisella ja uusille innovaatioille. Kun tavoite on motivoiva, ymmärrettävä ja mitattava niin tavoitteen omistaja taistelee myös haasteellisen tavoitteen saavuttamiseksi ja siten keinojen löytymiseksi.

Hyvä tavoite on ”pysyvä”. Sitä ei muuteta tuuliviirin lailla joka notkahduksen tai oikun jälkeen. Sen etenemistä seurataan, olosuhteita tulkitaan, taustatoimenpiteitä muutetaan, mutta tavoitteen tulisi olla normaaleille liiketoiminnan vaihteluille robusti. Pysyvyyttä edesauttaa myös se, että hyvä tavoite on kirjallisesti ilmaistu, henkilö- tai tiimikohtainen ja mielellään myös muiden tiimien tai tiiminjäsenten nähtävissä.

Jos tapasi jakaa organisaatiollesi tavoitteet on kahdenkymmenen tavoiterivin Excel –taulukko, joka jaetaan läpi linjaorganisaation vain tavoitelukuja pilkkomalla ja se tuo sinulle läpi organisaation haluamasi tulokset, niin hienoa! Mutta, jos olet jo aiemmin pohtinut sitä, että jotain pitäisi tehdä henkilöstösi motivoimiseksi kohti parempaa tuloskuntoa, nyt on erinomainen aika kokeilla jotain uutta! Nyt on juuri oikea aika piilottaa saamasi Excel-taulukko omaan käyttöösi ja valuttaa ne samat tavoitteet ymmärrettävämmin, motivoivammin ja henkilökohtaisemmin eteenpäin.