Erityisesti isoissa yrityksissä tapahtuu mitä ihmeellisempiä asioita. Tehdään raportteja, joiden hyödyllisyys on kyseenalaista. Lasketaan mittareita ja lukuja, joita kukaan ei lue. Olet ehkä tuumannut, mitkä olisivat seuraukset, jos tällaisen tehtävän jättäisi tekemättä. Kuulostaako tutulta?
Olin nuori kesätyöntekijä. Siihen aikaa oli vielä faksit käytössä. Minun tehtäväni oli faksata pitkä raportti kerran viikossa eräälle henkilölle. Sanottakoon tätä henkilöä vaikka Jarkoksi. Tuli syksy ja jatkoin työskentelyä tuuraamani henkilön jalanjäljissä. Hän tuli poikkeamaan toimistossani ja kuin ohimennen kyseli olenko muistanut lähettää kyseistä raporttia. Voi nolous! En ollut. Puolipaniikissa tuumasin mitä tehdä. Kukaan ei ollut tuota raporttia kysellyt, eikä minulle ollut myöskään selvillä mitä siitä on ylipäätänsä hyötyä. Päätin olla rohkea ja jäädä odottamaan kuinka kauan kestää ennenkuin joku huomaa.
Meni puoli vuotta ja kukaan ei kysellyt mitään. Kymmenen kuukautta ensimmäisen unohduksen jälkeen tuli kiukkuinen soitto Jarkolta, että miksi en ollut lähettänyt kyseistä raporttia. Aloin kysellä, että voisinko korjata asian toimittamalla tarpeelliset tiedot heti puhelun päätteeksi. Keskustelun yhteydessä selvisi, että viikoittaiset tiedot oli toimitettu aina varmuudeksi, ihan siltä varalta, jos joku sattuisi reklamoimaan tuotteista. Ja nyt sellainen hetki oli tullut. Reklamaation hoitamisen kustannus oli todella pieni, jatkuvan raportoinnin kustannus moninkertainen. Saimme sovittua Jarkon kanssa, että aina kun hän kyseistä raporttia tarvitsee, toimitan sen hänelle välittömästi. Minä säästyin faksaamisilta, hän arkistoimisilta ja tieto oli lähes yhtä nopeasti saatavissa kuin ennenkin.
Mitä tästä opin. Opin kyseenalaistamaan kaiken tarpeettomalta vaikuttavan työn. Joskus asia ei ole sitä miltä se ensin näyttää, mutta todella usein on. Nykyisin kyseenalaistan lähes kaiken, joskus ehkä raivostuttavuuteen asti. Se on kuitenkin hinta siitä, että organisaatiot saadan toimimaan tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Johtaja, kannusta organisaatiotasi toimimaan rohkeasti, kyseenalaistaen. Ja hyväksy että rapatessa toisinaan roiskuu.
