Jostain syystä en ole ikinä onnistunut olemaan osana työyhteisöä, jossa palaverit olisivat olleet pääsääntöisesti tehokkaita. Toki matkan varrelle mahtuu monenmonta yksittäistä positiivista kokemusta, mutta variaatio on ollut suuri ja turhautumisia on ollut lukuisia. Palaverit tuppaavat olemaan liian helposti keskustelukerhoja, joissa osa kerholaisista on keskustelussa mukana täysillä ja osalla kerholaisista on sen verran paljon muita puhdetöitä, että ajatus on muualla.
Huolellinen valmistelu on palavereissakin onnistumisen a ja o. Kotityöt tulisi olla tehtyinä niin puheenjohtajalla kuin osallistujillakin. Huolellinenkaan valmistautuminen ei kuitenkaan riitä, jos agenda on huono, paikalla on väärät kaverit tai osallistujat eivät ole henkisesti läsnä. Palaverissa istuvat omiaan puuhaavat kolleegat ovat pahimman sortin aikavarkaita.
Aikavarkaita on montaa sorttia. Jotkut aikavarkaat taitavat yhden menetelmän hyvin, toiset ovat moniosaajia useammassa eri lajissa. Useimmat meistä sortuvat satunnaiseen aikavarkauteen. Taudin kroonistuessa tehot laskevat, aikaansaannokset pienenevät, päätöksiä varten tarvitaan useita palavereja ja valitettavasti työyhteisön ilmapiirikin alkaa heikkenemään.
Alla muutama esimerkki erilaisista aikasyöpöistä. Löydätkö itsesi tai kollegasi näistä?
Agressiivinen näpyttäjä. Palaveriin osallistuja vastailee sähköposteihinsa palaverin aikana avoimesti, muista välittämättä. Jopa häikälemättömän vihamielisesti. Ei sulje läppärinsä kantta, vaikka toistuvasti pyydetään. Väittää pystyvänsä keskittymään sekä palaveriin, että posteihinsa yhtä aikaa. Häneltä vastausta kysyttäessä pyytää toistamaan aiemman keskustelun, muttei huomaa sitä itse. Hän on palaverin kiireisin mies/nainen. Omasta mielestään.Salanäpyttäjä. Läppärin kansi puoliksi auki. Vaivihkainen vilkaisu läppärin näyttöön, kun kukaan ei huomaa. Ihan pikainen näpytys silloin tällöin. Ja kun kukaan ei puutu, näpytystiheys senkun kasvaa. Vähän vaan kerralla. Salanäpyttäjä kuvittelee olevansa näkymätön tekemisessään. Muttei ole.Krooninen myöhästyjä. Aina myöhässä. Palaveritkin aloitetaan varttia myöhemmin, jotta myöhästyjä ehtii paikalle. Kroonisella myöhästyjällä on mielestään suuri itsemäärämisoikeus. Hän päättää itse omista aikatauluistaan. Hänellä on oikeus siihen. Ja mitä sitten, jos muut odottavat. Kyse on kuitenkin hänen aikatauluistaan.Monologisti. Tyyppi joka rakastaa omaa ääntään. Käy usein samaa asiaa läpi tuskallisen monta kertaa. Ei pääse asiassaan eteenpäin. Keskeyttää puheen. Ei ole kiinnostunut muiden näkökulmista. Hän tietää kaikesta kaiken ja hänellä on tärkeä kannanotto jokaiseen asiaan.Rönsy. Hänellä on usein sanottavaa asiaan kuin asiaan. Kuulijat miettivät rönsyn puhuessa miten aihe liittyikään päivän agendaan. Usein liityntäpintaa ei löytynytkään. Rönsyllä on erinomainen taipumus tarttua sivulauseisiin ja jatkaa niiden kuljettamista eteenpäin. Rönsyn keskeyttäminen on välttämätöntä, mutta usein rönsyt ovat muuten kovin herttaisia kollegoita. Heidän kuriinlaittaminen on ehkä kaikista vaikein tehtävä.Sentraalisantra. Santra vastaa puheluihin kesken palaverin. Oli kyseessä sitten asiakas, toimittaja, pomo, kummi tai mummi. "Sano nopeasti, olen palaverissa". Muu palaveri keskeytyy hetkeksi, jotta sentraalisantra saa puhelunsa loppuun. Sentraalisantran kämmenessä kasvaa puhelin. Maailmassa saattaa mennä monta tapahtumaa ohitse, jos ei ole aina tavoitettavissa.Barista. Kahvihammasta kolottaa ja yleensä juuri kesken palaverin. Ihan pikainen piipahdus kahviautomaatilla, ei se ketään haittaa. Missään nimessä kahvikuppia ei voi ottaa mukaan palaveriin tullessa. Ja vaikka ottaisikin täyden kupin mukaan, niin kenen kahvihammas nyt parin tunnin palaveria kestäisi ilman santsikuppia?Historioitsija. Hyväntahtoinen tietolähde. Aina valmiina kertomaan kuinka asiat olivat viisi vuotta sitten ja aina valmis esittämään vanhan kalvosarjan historiasta. Huomaa usein kesken oman esityksensä, että itseasiassa palaverin valmistelumateriaalissa olikin jo kyseinen asia huomioituna tai ettei asiat itseasiassa liittyneetkään kovin tiukasti toisiinsa. Mutta aina on hyvä näyttää, että on ollut monenlaisessa mukana.Varjokokoustaja. Tyyppi, joka pitää omaa sivupalaveriansa vieruskaverinsa kanssa. Aina on joku aihe, josta voi keskustella hienovaraisesti kesken varsinaisen aiheen. Varjokokous aloitetaan hiljaisella kuiskauksella, ja kun kukaan ei puutu homma muuttuu ikäänkuin hyväksytyksi ja äänet kovenevat. Myös varjokokoustajille selitetään samat asiat moneen kertaan.PasiKuikat. Näillä on toistuva ja tiheä teknisen tauon tarve eli jatkuva vessähätä. Tunninkaan palaveria ei voi istua piipahtamatta välissä vessassa. Paluumatkalla voi vielä pysähtyä äkkiä kahviautomaatilla, kun kerran on jo palaverista lähtenyt hetkeksi pois. Ja kohta on taas ehdotettava teknistä taukoa.
Usein aikavarkaat oikeuttavat tekemisensä sillä, että uskottelevat itsellensä olevansa muita kiireisempiä, osaavampia, tärkeämpiä tai janoisempia. Mitä järkyttävää toisten osallistujien mitätöintiä! Kiire on melko usein näissä hommissa kaikilla melkoinen. Toiset tekevät kiireestään numeron ja toiset osaavat elää kiireensä kanssa. Mukana voi olla myös tyyppejä, jotka eivät ole tajunneet varastavansa käytöksellään muiden palaverissa olevien aikaa. Jos löysit itsesi tästä joukosta, sinun kanssasi on vielä toivoa!
Loppuviimein tässäkin asiassa on kyse kanssatovereiden kunnioittamisesta! Kutsutaan palaveriin oikeat ihmiset ja keskitytään käsiteltävään asiaan. Näin vältämme tuplatyön ja asiatkin tulee käsiteltyä huomattavasti joutuisammin.
