Ota ICT:n käsijarru pois päältä!

Viime viikolla bloggasin siitä, että erityisesti julkisella sektorilla prosesseja on automatisoitu melko vähän. Siksi tarvitan rohkeita ihmisiä uudistamaan prosesseja. Juttu löytyy täältä. Tässä blogitekstissä haluan nostaa kissan pöydälle koskien tietojärjestelmien aitoa hyödyntämistä. Jokaisessa yrityksessä käytössä olevista tietojärjestelmistä hyödynnetään vain murto-osaa niiden ominaisuuksista. Yritysjohdon luulo on kuitenkin aivan toinen. Yritysjohtajista 78%* on sitä mieltä, että on nopea omaksumaan uusia työtä helpottavia järjestelmiä. Tutkimuksen tulos kertoo kuinka suuri illuusio tietojärjestelmät ovat yritysjohdolle. Yritysjohdosta ehkä tuntuu sille, että uusien järjestelmien käyttö on helppoa, koska he eivät todennäköisesti käytä tietojärjestelmistä muuta kuin muutamia perusasioita. Nekin opitaan ehkä keskimääräistä paremmassa koulutuksessa.


Siirryin aikanaan muista tehtävistä ERP ja prosessien kehitystehtäviin. Olin polleasti siinä luulossa, että  olin tehtaan yksi parhaista ERP käyttäjistä. Tämä olikin varmaan totta, mutta siinä se illuusio juuri piilikin. Olin ollut eri osastoilla töissä logistiikasta, ostoon ja myyntiin sekä olin tehnyt erilaisia hankkeita tuotannon kanssa. Sen lisäksi olin myös innokas prosessien ja järjestelmien kehittäjä, joten olin ollut mukana monien erilaisten uusien ominaisuuksien kehityksessä ja testauksessa. Työhistoriaani perustuen, uskoin naivisti että osaan käyttää ehkä puolta yrityksen ERP ratkaisun tarjoamista ominaisuuksista. Mitä enemmän opin, sitä vähemmän huomasin osaavani. Viidenkymmenen prosentin luulo kutistui ehkä viiden tai maksimissaan kymmenen prosentin todellisuuteen. Kyseisessä yrityksessä oli käytössä yrityksen oma ERP ratkaisu. Jos kyseessä olisi ollut joku kaupallinen ratkaisu, niin luvut olisivat olleet vielä karmeammat.

Todellisuudessa keskiverto ERP käyttäjä osaa sujuvasti käyttää ehkä vain muutamaa prosenttia järjestelmän ominaisuuksista. Huonoimmilla käyttäjillä puhutaan promilleista. Sama pätee yhtälailla kaikkiin muihinkin tietojärjestelmiin MS office työkaluista erilaisiin suunnitteluohjelmistoihin. Ominaisuuksien hyödyntäminen ja järjestemäinvestoinnin suuruus ei ole oikeastaan mitenkään verrattavissa keskenään. Kaikissa kaupallisissa ohjelmistoissa on iso joukko ominaisuuksia, joita määrätty yritys ei tule koskaan tarvitsemaan ja ottamaan käyttöön. Siksi pitäisikin pystyä arvioimaan, kuinka suuri osuus ominaisuuksista on yritykselle aidosti tarpellisia ja verrata niistä saatavaa hyötyä ja käyttöä investoinnille asetettuihin tavoitteisiin.

Mitä tästä tarinasta voimme oppia

1. Aina ei tarvitse mennä merta edemmäs kalaan. Yritys voi tehostaa toimintaansa merkittävästi ottamalla nykyjärjestelmät tehokkaammin käyttöön.
2. Tehokas järjestelmän käyttö edellyttää järjestelmällistä loppukäyttäjien kunnollista kouluttamista ja yrityskohtaisia prosessiohjeita.

Ja kolmannen viisauden voisin lisätä bonuksena päälle. Usein koulutuksia laitetaan vetämään järjestelmäkehitystiimin kokemattomin. Paha virhe, johon todella usein sorrutaan. Ensinnäkin, yleensä noviisi osaa vain pienen osan tarpeellisista ominaisuuksista. Sitä mitä kouluttaja ei osaa, ei voi kukaan muukaan oppia.  Siitä kierre luonnollisestikin jatkuu. Toiseksi, noviisi ei yleensä tunne yritystä, sen prosesseja ja kokonaisuutta riittävän hyvin. Siksi hän ei myöskään osaa soveltaa edes osaamiaan ominaisuuksia käytäntöön, saatika sitten kouluttaa kaikkea tarpeellista edelleen muille. 

Kun työntekijät eivät osaa käyttää tietojärjestelmiä, kyse on samasta kuin ajaisi jatkuvasti kakkosvaihtella tai käsijarru päällä. Yritys ei voi koskaan kiihdyttää kohti huippua. Puolihimmeillä ajo vie motivation, riipii ja raastaa koko organisaatiota. Lopulta kukaan ei halua enää olla leikissä mukana. Kun seuraavaksi olet päätöksen tienhaaraassa, mietipä kaksi kertaa kannattaako koulutusvaiheessa säästää muutamia tuhatlappusia. Päätöksesi voi kostautua joka päivä seuraavien 3-5 vuoden aikana. Valitse siis koulutuksiisi parhaat ja käytännönläheisimmät kouluttajat, tuolivat he sitten yrityksen sisältä tai sen ulkopuolelta.

*http://www.toiminnanaika.fi/tutkimus.html


Seuraa Twitterissä
@kalehto
@karakuumana

Tykkää Facebookissa
https://www.facebook.com/karakuumana