06 helmikuuta, 2015

Systemaattinen johtaminen on aliarvostettua

Entinen kollegani totesi erään tilaisuuden jälkeen: ”Oli mahtavaa, mutta seuraavana päivänä kaikki jatkui kuin ennenkin.”  Älkää nyt käsittäkö väärin. Nordic Business Forumin tai Digitalistien Foorumien kaltaisille tilauksille on toki oma paikkansa. Niiden tehtävänä on luoda kontakteja, nostattaa ideoita, innostusta ja positiivista mieltä. Valitettavan usein kuitenkin luullaan että riittää, kun ihmiset saavat ideoita ja impulsseja. Organisaatioiden kehitys on ikään kuin ulkoistettu ulkopuolisille toimijoille. On helppoa lähettää ihmiset tilaisuuteen ja todeta että asia on hoidettu pois päiväjärjestyksestä.  Kyse on samasta kuin oletettaisi, että seisomaan oppinut vauva voisi oppia suoraa juoksemaan.  On helppoa innostua juoksemisesta, mutta jos ei osaa ensin kävellä, niin kaatuuhan sitä. Jos organisaation perusasiat
eivät ole kunnossa, organisaatio ei ole kykenevä soveltamaan ja vastaanottamaan uusia tuulia käytännön tekemiseen. Hyvänkin tilaisuuden anti saattaa siis mennä aivan harakoille.

Organisaation perusasioilla tarkoitan yrityksessä luotuja johtamiskäytäntöjä. Johtamiskäytäntöihin sisältyy odotusten ja roolien selkeyttäminen, suorituskyvyn mittaaminen ja tavoitteiden asettaminen, prosessien määrittely ja selkeät ohjauskäytännöt. Johtamiskäytännöt ovat niitä peruskiviä, joiden varassa talo seisoo. Johtamiskäytäntöjä voidaan verrata myös liikennekäytäntöihin. Ensin pitää  luoda liikennesäännöt. Sen jälkeen ne tulee kouluttaa kaikille. Liikennesääntöjen noudattamista pitää myös valvoa. Jos näin ei toimittaisi, syntyisi onnettomuuksia tai vähintään kaaos.  Sellaista tuskin kukaan meistä hyväksyisi. Valitettavan usein yrityksissä kaaos on niin jokapäiväistä, että siihen on jo turtunut. 

Johtajuuden tärkeistä elementeistä,  kuten esimerkiksi kuuntelemisesta, luottamuksesta ja esimerkillä johtamisesta, on blogattu melko paljon. Siksi keskityn tässä kirjoituksessa pelkästään tärkeimpiin johtamiskäytäntöihin, joiden systemaattinen parantaminen luo pohjaa organisaation kaikkeen muuhun toimintaan. 

Odotusten ja roolien selkeyttäminen

Elina Arasola (@ElinaArasola) twiittasi jokunen aika sitten Kari-Pekka Martimon  (@kpmartimo) lanseeraamasta termistä telepatiajohtaminen. Se kuvaa hyvin johtajaa, joka ei ole kertonut odotuksistaan työntekijöille. Työntekijän näkökulmasta hänen roolinsa on epäselvä. Jokaisen johtajan velvollisuus on tehdä jokaiselle työntekijälle tehtävänkuvaus, kertoa ja selkeyttää mitä häneltä odotetaan niin tavoite kuin organisaatiokulttuurimielessäkin. Mitä nuoremmasta tai kokemattomammasta työntekijästä on kyse, sitä selkeämpää ohjeistusta tarvitaan.

Tavoitteiden ja mittarien asettaminen

Useimmilla yrityksillä on joko hallituksen tai toimivan johdon luoma visio ja ylätason strategia. Johtajan tehtävänä on miettiä mitä ne tarkoittavat juuri meidän osastollemme ja kullekin siellä työskentelevistä ihmisistä. Johtajan tehtävänä on huolehtia, että visio ja strategia purkautuu käytännön tekemiseksi ja toimenpiteiksi. Se onnistuu parhaiten asettamalla ylemmän tason strategiaa tukevat tavoitteet ja mittarit. Siten jokainen yksittäinen ihminen tietää mitä häneltä odotetaan ja miten juuri hän voi vaikuttaa strategian toteutumiseen käytännön tekemisessä. Valitettavan usein strategian jalkauttaminen ontuu juuri tässä kohtaa. Ei pysähdytä miettimään mitä visio ja strategia tarkoittaa meille. Ei pysähdytä miettimään kuinka strategia puretaan alatavoitteiksi. Ei mietitä mitkä ovat parhaat mittarit tai minkälaiset tavoitteet ovat motivoivia. Ja jos näin tehdäänkin, niin valitettavan usein johtaja tekee sen ylhäisessä yksinäisyydessään ottamatta omia joukkojansa mukaan ajatushautomoon.

Prosessien ja toimintatapojen määrittely

Prosessikuvauksia käytetään tyypillisesti toiminnan kehittämisessä ja arvioinnin välineenä. Prosessikuvaukset auttavat kokonaisuuden ja syy-seuraussuhteiden ymmärtämisessä sekä selkeyttävät toimintaa. Kuka tekee mitä ja milloin? Mistä tarvittava tieto löytyy ja miten se on organisoitu? Mikä tieto toimii prosessin etenemisen impulssina ja mitä kunkin tehtävän jälkeen tulisi olla valmiina? Prosessikuvaukset luovat peruspuitteet päivittäiselle tekemiselle ja mahdollistavat sen, että aikaa jää ajatteluun ja juurisyiden ratkaisemiseen jatkuvan säntäilyn ja tulipalojen sammuttelun sijaan. On hyvä muistaa että asiakkaan näkökulma, maalaisjärki ja luovuus on pidettävä mielessä, sekä prosessien luomisessa että niiden hyödyntämisessä.

Selkeiden ohjauskäytäntöjen määrittely

Selkeitä ohjauskäytäntöjä ovat muun muassa vuosikellot, päätöksenteko- ja hyväksyntämatriisit, organisaatiokaaviot, raportointi- ja palaverikäytännöt. Selkeät ohjauskäytännöt vähentävät sählinkiä ja lisäävät tehokkuutta. Parhaimmillaan selkeät ohjauskäytännöt muodostavat viitekehyksen, joka selkeyttää yrityksen toimintaa ja mahdollistaa sen että aikaa jää tärkeiden asioiden miettimiselle. Ohjauskäytäntöihin ei saa kuitenkaan hirttäytyä. Päätökseen perustuva suunnan muutos tai suunnitelmasta poikkeaminen on yhtä tärkeää kuin onnistumisen seuranta.

Johtamiskäytännöt luovat systemaattisuutta kaikkeen tekemiseen ja ovat kaiken toiminnan perusta. Systemaattinen toiminta parantaa työtyytyväisyyttä ja työntekijöiden tyytyväisyys vaikuttaa asiakastyytyväisyyteen. Systemaattisuus on kaiken kaikkiaan liian aliarvostettua. Se kuulostaa todella tylsältä ja valitettavan usein on myös sitä. Kuka sitä nyt haluaisi olla poliisi, joka varmistaa että asiat tulevat tehdyksi niin kuin on sovittu. Ja varmistaa varmistuksen perään, ennen kuin toiminta muuttuu tavaksi. Aika harva työ lopulta on pelkkää ruusuilla tanssimista.

Nostaisin systemaattisuuden yhdeksi johtajan tärkeimmistä hyveistä. Vaikka johtaja ei tiedäkään kaikesta kaikkea, systemaattisuus yhdistettynä hyvään johtamiseen auttaa jo hyvin pitkälle.  Systemaattisuuden valvonta on tylsää puurtamista, mutta se on välttämätöntä yrityksen jatkuvuuden ja menestyksen kannalta. Kovin ovat harvassa ne yritykset, jotka ovat menestyneet sattumalta tai hyvällä onnella.  

0 kommenttia:

Lähetä kommentti