Jos mikään ei muutu...

Suomalaisen teollisuuden ongelmanratkaisu on jäänyt jonnekin Roope-sedän kulta-ajalle. Ongelmanratkaisukyvyn puuttuminen ja helppojen ratkaisuiden perässä juokseminen on johtanut kilpailukyvyn heikkenemiseen ja kehitysvajeen kasvamiseen. Onneksi maasta löytyy vielä joitakin mainioita positiivisia esimerkkejä pysyvästä jatkuvan kehittämisen ja kehityksen kierteestä. Mutta joukosta löytyy valitettavan paljon myös niitä yrityksiä, jotka tuottavat vuosi toisensa jälkeen keskinkertaisuutta. Tuotannon parissa painivalla Pertti Perusinsinöörillä on pettämätön ongelmanratkaisukaava.
Se menee näin. "Tarvitsen lisää tilaa, sitten lisää ihmisiä ja vähän vielä lisää aikaa." Näillä kolmella keinolla ratkeaa melko monenlaiset ongelmat. Keinoja voi käyttää joko yhdessä tai erikseen. Kuulostaako tutulta? Uskoisin. Kuulostaako hyvältä? Toivon todella ettei! 

Keino #1: Lisää tilaa

Volyymien tai tuotevarianttien lisääntyessä loppuu kokoonpanopaikat, raaka-aineessa tehdaserillä saadaan ostohintasäästöjä ja välivarastot tukkivat käytävät. Kyseessä on selvä investoinnin paikka. Tarvitaan lisää tuotantotilaa ja/tai varastotilaa. Sillä ongelmasta selviää. Mikä meni pieleen? Sen sijaan, että pohdittaisiin tilantarpeen aiheuttajia, ratkaistaan asia monistamalla nykytoiminta suurempiin tiloihin. Mikä muuttui? No tilaa tuli lisää, kassaan tuli aimo lovi ja kuukausittaiset kulut lisääntyivät. Mikään muu ei muuttunut. Ihan ensimmäiseksi, kun alaisesi tai kollegasi tulee ehdottelemaan lisää tilaa, kannattaa istahtaa alas ja pohtia hieman tarkemmin. 

Lisätila lisää yrityksen kulurakennetta. Tila voidaan ostaa tai vuokrata, mutta kassalla joudutaan joka tapauksessa käymään. Tilan laajenemisen myötä myös epäsuorat kulut kasvavat. Lämmitys- ja valaistuspinta-ala lisääntyy. Siivouspinta-ala lisääntyy. Vartiointipinta-ala lisääntyy. Eli investoinnin lisäksi kuukausittaiset kulut kasvavat. Hyllyjä ja muuta infraa tarvitaan. Ja mikä parasta, kun lisätila on käytössä, melko todennäköisesti käyttöpääoman tarvekin kasvaa.  Lisätilat täytetään uudella tekemisellä, jolloin tarvitaan lisää raaka-ainevarastoja, keskeneräistä tuotantoa syntyy lisää ja liiketoiminnasta riippuen lopputuotevarastoakin saadaan kasvatettua mukavasti. 

Kun tila meinaa loppua mieti ensimmäiseksi prosessisi tehokkuutta ja sitä kuinka saat samoista tiloista irti enemmän. Useimmiten se on täysin mahdollista. Jos keinovalikoimasta loppuu eväät, kutsu vaikka Lean asiantuntija vierailulle. Melko lyhyellä pohdinnalla kokenut kehittämisen ammattilainen pystyy kertomaan, missä järjestyksessä kehittämisen kanssa kannattaisi lähteä etenemään. Tekemisestä riippuen keinot voivat olla melko moninaiset, esimerkkeinä läpimenoajan kehittäminen ja varastonkierron parantaminen, työntekijöiden vuorojärjestelyt, pullonkaulojen tunnistaminen, tuotannonohjauksen kehittäminen ja niin edelleen. Vasta, kun kaikki muut kortit on käännetty, kannattaa alistua lisätilan hankinnalle.

Keino #2: Lisää ihmisiä

Kun työtaakka käy liian suureksi toimistossa tai tuotannossa, ruvetaan ensimmäisenä hamuamaan lisää käsipareja. Sama tapahtuu, kun strategiaan kirjataan suuret kasvutavoitteet. Kasvuun täytyy varautua. Sitä varten tarvitaan, mitäpä muuta kuin lisää ihmisiä. Ja vieläpä per heti, jotta uudet henkilöt on hyvin sisään ajettu kasvun hetkellä.

Luonnollisestikin myös ihmisten lisääminen lisää yrityksen kulurakennetta. Muuttuvia kuluja, kun kyseessä on työntekijät ja kiinteitä kuluja kun kyseessä on toimihenkilöt, mutta yhtäkaikki kuukausittainen kulupotti nousee väistämättä lisäihmisten myötä. Ihmisten lisäämisessä on melko paljon analogiaa lisätilan kanssa. Nuppiluvun lisäännyttyä tarvitaan enemmän työntekopaikkoja, työvaatteita, työvälineitä, tietojärjestelmälisenssejä ja liikkuvassa organisaatiossa matkakulut kasvavat. Uudet henkilöt tarvitsevat perehdytystä, jolloin perehdyttäjän työn tehokkuus madaltuu perehdytysajaksi. Ja mikä pahinta, uudelle henkilölle syötetään samat vanhat toimintatavat. Mikäli yrityksen tulot eivät ole vielä kasvusuunnassa, syntyy kannattavuuteen sekä tekemisen tehokkuuteen kuukausien lovi. Mikäli asia on hyväksytty yritysjohdon toimesta niin, että ylimenokauden tavoitteen asetantaa on ruuvattu huomioimaan edellinen, niin hyvä. Silloin asian kanssa ei ole mitään hätää. Mutta melko usein näin ei ole kuitenkaan tehty. Vanhat kannattavuus ja tehokkuus tavoitteet on täytettävä, vaikka organisaatiossasi on lisää ruokittavia.

Kun tuntuu sille että ihmisiä tarvitaan lisää, kannattaa ensin miettiä kuinka nykyisistä resursseista saa enemmän irti. Ja tässä en todellakaan tarkoita sitä perinteistä selkänahasta repimistä vaan aitoa pohdintaa työtavoista ja menetelmistä. Vuosien mittaan organisaation pesiytyy usein paljon arvoa tuottamatonta työtä, joka on ajan saatossa vakiintunut normaaliksi tekemiseksi. Joku saattaa joskus näitä kyseenalaistaa, mutta koska kukaan ei enää muista mistä tavat saivat alkunsa, ei niitä uskalleta poistaakaan. On erittäin terveellistä istahtaa määräajoin pohtimaan porukalla työprosesseja ja niiden aitoa asiakashyötyä. Toki organisaatioissa on paljon niin kutsuttua arvoa tuottamatonta, mutta välttämätöntä työtä, mutta siitäkin huolimatta tekemisen kyseenalaistaminen on tervettä ja johtaa usein työmenetelmien ja –prosessien kehittymiseen. 

Keino #3: Lisää aikaa

Kun tavoitteet eivät täyty, ihmiset eivät suoriudu ja projektit eivät mene aikataulussa maaliin - otetaan aikalisä. Kun ei mene vielä sittenkään maaliin, otetaan vielä kerran lisäaikaa. Lisäajan kanssa pelaaminen on näistä kolmesta keinosta hankalin. Tämän päivän kiireisessä työrytmissä ja välillä liki mahdottomaksi kasvaneissa vaatimuksissa on useinkin tilanteita, että kapasiteetti ei riitä kaikkien aiemmin irtisanottujen työntekijöiden töiden tekemiseen. Silloin lisäaikaa tarvitaan aidostikin. Näissä tapauksissa olen ehdottomasti sitä mieltä, että on oikein nostaa esimiehen kanssa esiin mahdottomaksi käynyt työkuorma ja pohtia yhdessä mitä pitäisi tehdä, jotta edes jotkut asiat menevät kunnialla maaliin.

Normaalityökuormassa aikataulupaineisiin auttaa priorisointi. Olen usein törmännyt tilanteisiin, joissa lisää aikaa pyydetään, kun ensin ollaan epäonnistuttu oman työkuorman priorisoinnissa. Viime hetken paniikissa on selvinnyt, että hommaa ei saadakaan valmiiksi annetussa ajassa. Priorisointia tehtäessä kannattaa pohtia tekemisiään hieman pintaa syvemmältä, jotta todellinen vaatimustaso selviää ennen kuin on myöhäistä. Myös hyvä esimies miettii kerran jos toisenkin ennenkuin nakkaa kuormassa olevalle organisaatiolleen viiden minsan pikkuhommia. Olen melko monesti huomannut, että esimiehieni itselleni antamat viiden minuutin hommat harvoin ratkeavat puolessa päivässäkään.

Työpäivää saa lisää "aikaa" myös jättämällä turhan fiilaamisen pois tekemisestä. Jokainen haluaa toki jättää käsistään muiden nähtäväksi hyvää kädenjälkeä, mutta rajansa kaikella. Esitysten täytyy toki olla myyviä, mutta itselläni ainakin nousee nykyään karvat pystyyn, kun näen yrityksen sisäisiin tarkoituksiin tehtyihin esityksiin käytetyn julmetun paljon fiilausaikaa. Tuon ajan voisi taatusti käyttää järkevämminkin.

Yksi melko yleinen aikasyöppö on myös osaamattomuus, oli sitten kyseessä substanssiosaamattomuus tai järjestelmien käyttöön liittyvä osaamattomuus. Osaamattomuus hidastaa tekemistä merkittävästi. Organisaation tulisi olla valveilla työntekijöidensä osaamisvajeista. Ennen kaikkea olen sitä mieltä, että yksilöiden oma etu on pitää omasta osaamisestaan jatkuvasti hyvää huolta. Tänä päivänä kouluttautuminen ei todellakaan tarkoita enää päivien koulutusta. Esimerkiksi Youtube on täynnä opetusvideoita liki aiheesta kuin aiheesta. Kun pivot-taulukoiden vääntäminen ei suju tai ERP:in sielunelämä ei aukea, mieti itse ja oma-aloitteisesti, miten saat tekemisesi työsi vaatimalle tasolle.

Jos ongelmanratkaisun kaava ei muutu, junnaamme eroosion köyhdyttämässä Suomessa jatkossakin. Lisätilan, lisäresurssien ja lisäajan sijaan kannustaisin pohtimaan ensin kilpailukyvyn kehittämistä muilla keinoin.