@minnajanhonen twiittasi lokakuussa 2014 ”Kiinnostava ja hyvin johdettu #projekti aikaansaa #työnimu'a - huono #johtaminen ja liikaa projekteja #stressi'ä.” Projektien johtamiseen on panostettu muutaman vuosikymmenen ajan melkoisesti ja siitäkin huolimatta yrityksissä kompuroidaan erilaisten projektikäytäntöjen kanssa yllättävän paljon. Juurisyy lienee yrityskulttuurissa - systemaattisuuden ja johtamismallien puutteessa - sillä tarjolla olevista projektien johtamismalleista löytyy taatusti jokaiselle jotakin.
Projekti käynnistetään muutoskohdassa ja muutoksen implementoinnin keinona käytetään projektijohtamista sekä projektihallinnan työkaluja. Normiorganisaatiossa projekteja
putkahtelee esiin niinkuin sieniä sateella ja toisinaan niiden hallinta tuntuu jäävän toissijaiseksi jutuksi. Niinkuin kaiken muunkin muutoksen, myös projektien käynnistyksen ja priorisoinnin tulisi lähteä yrityksen johdosta. Ylhäältä alaspäin tehtävä projektien priorisointi on valtavan paljon helpompaa kuin alhaalta ylöspäin kerättyjen projektien priorisointi. Eikä vähiten siitä syystä, että jälkimmäisessä tavassa listaan saadut projektit ovat jo käynnissä ja miehitetty. Hyvin johdettu projektikulttuuri vaatii säännöllistä projektisalkun hallintaa, eli projektien systemaattista priorisointia.
Johtajat ovat melko laiskoja viemään muutosprojekteja loppuun saakka. Alkuinnostuksen jälkeen tapahtuu tyypillisesti projektin lässähdys ja uudet mielenkiinnon kohteet vievät voiton. Siksikin projektisalkun hallintaan ja käynnistettävien projektien valintaan kannattaa kiinnittää melkoisesti huomioita. Projekti-inflaation välttämiseksi projekteiksi nostetaan vain ne aihiot, joita aidosti halutaan edistää ja muut jätetään odottamaan myöhempää ajankohtaa. Organisaatio pystyy viemään läpi vain rajallisen määrän muutosprojekteja kerrallaan. Projektisalkun hallintaa pidetään usein turhana byrokratiana, vaikka todellisuudessa projektien läpinäkyvyys ja eteneminen on parantunut merkittävästi yrityksissä, joissa projektisalkkuja hallitaan johtoryhmätasolla. Puhumattakaan resurssien hallinnasta ja tekemisen priorisoinnista.
Yrityksen projektien hallintaan liittyvistä malleista voi tehdä tiedettä ja taidetta. Aloittaa voi myös melkoisen paljon helpommin. Projektin johtamisessa pätee täsmälleen samat pelisäännöt ja opit kuin muussakin johtamisessa tai toiminnan kehittämisessä. Kaiken onnistumisen lähtökohtana on tietysti valita projektin johtoon kykenevä, johtamistaitoinen resurssi ja vasta sitten tulee itse projektikäytänteiden hyvyys. Huono projektijohtaja ei saa aikaiseksi timanttisillakaan työkaluilla erinomaista lopputulosta, kun taas huippujohtaja saa vähän kevyemmilläkin työkaluilla aikaiseksi priiman lopputuloksen. Alla ajatuksia projektiin valmistautumisen näkökulmasta.
1. Suunnittele projekti huolella. Mieti projektin laajuus, tavoitteet, riskit, tarvittavat resurssit ja alustava arvio projektin budjetista.
Projekti käynnistetään muutoskohdassa ja muutoksen implementoinnin keinona käytetään projektijohtamista sekä projektihallinnan työkaluja. Normiorganisaatiossa projekteja
putkahtelee esiin niinkuin sieniä sateella ja toisinaan niiden hallinta tuntuu jäävän toissijaiseksi jutuksi. Niinkuin kaiken muunkin muutoksen, myös projektien käynnistyksen ja priorisoinnin tulisi lähteä yrityksen johdosta. Ylhäältä alaspäin tehtävä projektien priorisointi on valtavan paljon helpompaa kuin alhaalta ylöspäin kerättyjen projektien priorisointi. Eikä vähiten siitä syystä, että jälkimmäisessä tavassa listaan saadut projektit ovat jo käynnissä ja miehitetty. Hyvin johdettu projektikulttuuri vaatii säännöllistä projektisalkun hallintaa, eli projektien systemaattista priorisointia.
Johtajat ovat melko laiskoja viemään muutosprojekteja loppuun saakka. Alkuinnostuksen jälkeen tapahtuu tyypillisesti projektin lässähdys ja uudet mielenkiinnon kohteet vievät voiton. Siksikin projektisalkun hallintaan ja käynnistettävien projektien valintaan kannattaa kiinnittää melkoisesti huomioita. Projekti-inflaation välttämiseksi projekteiksi nostetaan vain ne aihiot, joita aidosti halutaan edistää ja muut jätetään odottamaan myöhempää ajankohtaa. Organisaatio pystyy viemään läpi vain rajallisen määrän muutosprojekteja kerrallaan. Projektisalkun hallintaa pidetään usein turhana byrokratiana, vaikka todellisuudessa projektien läpinäkyvyys ja eteneminen on parantunut merkittävästi yrityksissä, joissa projektisalkkuja hallitaan johtoryhmätasolla. Puhumattakaan resurssien hallinnasta ja tekemisen priorisoinnista.
Yrityksen projektien hallintaan liittyvistä malleista voi tehdä tiedettä ja taidetta. Aloittaa voi myös melkoisen paljon helpommin. Projektin johtamisessa pätee täsmälleen samat pelisäännöt ja opit kuin muussakin johtamisessa tai toiminnan kehittämisessä. Kaiken onnistumisen lähtökohtana on tietysti valita projektin johtoon kykenevä, johtamistaitoinen resurssi ja vasta sitten tulee itse projektikäytänteiden hyvyys. Huono projektijohtaja ei saa aikaiseksi timanttisillakaan työkaluilla erinomaista lopputulosta, kun taas huippujohtaja saa vähän kevyemmilläkin työkaluilla aikaiseksi priiman lopputuloksen. Alla ajatuksia projektiin valmistautumisen näkökulmasta.
1. Suunnittele projekti huolella. Mieti projektin laajuus, tavoitteet, riskit, tarvittavat resurssit ja alustava arvio projektin budjetista.
2. Hanki projektille asema yrityksen projektisalkusta. Vain sillä tavalla saat projektillesi johdon täyden tuen, läpinäkyvyyden ja oikeat resurssit käyttöösi.
3. Käytä riittävästi aikaa ja energiaa aikataulutukseen ja vastuiden kommunikointiin. Tee yksityiskohtainen projektisuunnitelma välitavoitteineen ja vastuineen. Käytä kommunikointiin ja resurssien sitouttamiseen kaksi kertaa enemmän aikaa kuin mitä ensin suunnittelit.
4. Päätä projektin hallinnan käytännöt. Projektin edetessä onnistumisen avainasiaksi muodostuu se, kuinka hyvin projektin viestintä onnistuu. Mieti organisaatioosi sopivat viestintäkanavat, sovi projektin palaverikäytännöt sekä niihin valmistautumisen pelisäännöt, raportointikäytännöt jne.
5. Johda projektia. Hoida päivittäinen esimiestyö kunnolla, oikotietä hyvään lopputulokseen ei ole. Tee tarvittavat päätökset viipymättä. Valmistaudu ennakoivasti riskeihin, muutostarpeisiin ja seuraa tarkasti projektin etenemää. Ole projektitiimisi tavoitettavissa. Tiedä missä vaiheessa mikäkin tehtävä on.
6. Valmistaudu muutoksiin ja pettymyksiin. Projektisuunnitelma muuttuu välittömästi valmistumisensa jälkeen vanhentuneeksi. Ympäröivät olosuhteet muuttuvat, ihmiset liikkuvat, kaikki ei mene suunnitelmien mukaan. Pysy joustavana ja muutoskykyisenä ja pidä projektin tavoite haasteidenkin keskellä päätöksiä ohjaavana tekijänä.
