Äsken häärätessäni kotona pyörremyrskyn lailla tekemättömiä rästihommia eteenpäin jäin pohtimaan sitä, miksi toimeen tarttuminen on välillä niin tuskainen homma. Jokaisella meillä on niitä kestoprojekteja, jotka päivästä toiseen nakuttavat takaraivossa, mutta joita ei saa tehtyä sitten millään. Tekemättä jättäminen on melko harvoin kiinni ajanpuutteesta, sillä aikaa löytyy kyllä kaikenlaisiin muihin asioihin, muttei juuri siihen projekti äksään. Tekemättä olevissa töissä on yksi äärimmäisen ärsyttävä piirre. Ne muistuttavat itsestään jatkuvasti ja syövät salakavalasti energiaa muulta ajattelulta ja tekemiseltä.
Miten sitten tekemättömiä töitä saisi tehdyksi, tai miten aikaansaada armelias unohdus ja vapauttaa ajattelua muille asioille? Ainakin itselläni tekemättömien töiden lista kasvaa sen vuoksi, että nyhrään tuntikaupalla ei-tärkeiden asioiden parissa ja ne asiat, jotka aidosta vaivaavat mieltä jäävät odottamaan ”parempaa ja rauhallisempaa aikaa”. Kyse on priorisointihaasteesta. Siitä samasta, joka vaivaa meistä monia normityöarjessakin. Miksi sitten lääkkeeksi ei voisi käyttää niitä samoja ongelmanratkaisun ja toiminnankehittämisen keinoja, joita käytämme töissä?
Kaikki lähtee siitä, että tekemättömät työt listataan ja priorisoidaan. Suunnittelu on tässäkin asiassa tärkeää. On aivan turha naureskella kaverin loma-ajan to do listalle, listassa piilee oikeanlainen logiikka. Homma toimii yhtälailla lomalle lähtijän muistilistana työhönpaluuta ajatellen kuin loma-ajan nakkilistanakin.
- Ensinnäkin kuormittunutta ajattelua saa kevennettyä jos sillä, että kirjaa tekemättömät työt ylös. Listasta voi tulla vaikka kuinka pitkä, jatkojuju piileekin siinä kuinka listaansa priorisoi.
- Usein toimeen tarttumisen esteenä on sekin, että asiat näyttävät liian mammuttimaisilta toteutettavilta käytettävissä olevaan aikaan nähden. Ennen priorisointia tarkastele listasi tehtäviä, onko joitakin suurempia hankkeita syytä pilkkoa pienemmiksi, helpommin tai nopeammin suoritettaviksi tehtäviksi.
- Luokittele tehtävät. Kategorioita voi olla vaikka minkälaisia, mutta yksinkertaisimmillaan ensimmäisen karkean luokittelun voi tehdä seuraavilla kriteereillä: kiireellinen / ei-kiireellinen sekä tärkeä / ei-tärkeä. Paukut kannattaa luonnollisesti laittaa tärkeisiin ja kiireellisiin hommiin ja listan häntäpäähän voi jättää odottamaan ne ei-kiireelliset ei-tärkeät hommat. Luokittelun voi tehdä listaan tai vaikkapa nelikenttään, jossa toisella akselilla on tekemättömien töiden kiireellisyys ja toisella tärkeys.
- Sitten vaan tuumasta toimeen. Toiset ihmiset tykkäävät aloittaa listan kärkipäässä olevista helpoista töistä, toiset listan kärkipäässä olevista haasteellisista töistä. Tyyli lienee vapaa, tyydytyksen tehdyistä töistä saa oli sitten lähestyminen kumpi tahansa.
Näin loma-aikana kannattaa myös muistaa, että usein tekemättömien töiden lista on paljon pidempi kuin käytettävissä oleva aika. Lomalla täytyy myös muistaa lomailla! Ei haukata liian isoa kakkua vaan soljutetaan töitä eteenpäin rennolla otteella. Ja aina kannattaa miettiä mikä on riittävä taso tehtävän suorittamiseksi, perfektionismi ei tässäkään asiassa edesauta asioiden etenemistä.
