Prosessien kehityskö vanhanaikaista?

Karvani nousivat pystyyn, kun luin eräästä artikkelista prosessien kehityksen olevan vanhanaikaista ja pelkästään kustannussäästöjä kalastelevaa toimintaa. Väittäisin, että silloin ei ole joko ymmärretty prosessikehityksen tarkoitusta tai että itsellä on liian kapea näkökanta. Prosessien kehittämisessä, kuten kaikkien muidenkin työkalujen käytössä, on muistettava muutama oleellinen asia. On valittava tarkoituksen mukainen työkalu tai päätettävä, että työkalua ei tarvita. Kun käytät työkalua, kuten sitä on tarkoitettu, syntyy myös huomattavasti todennäköisemmin odotettu lopputulos.

Kun lautaan halutaan pieni reikä, on usein järkevintä käyttää poraa. Jos taas halutaan saada lauta poikki, niin on järkevintä käyttää sahaa. Harvempi meistä nyt lähtisi ehdoin tahdoin katkaisemaan lautaa, tekemällä poralla pieniä reikiä vieri viereen. Yhtä erikoiselta kuulostaisi, että kirvestä käytettäisi muropaketin avaamiseen.

Kun puhutaan työelämässä käytettävistä työkaluista, jostakin ihmeen syystä maalaisjärki haihtuu valitettavan usein savuna ilmaan. Oli sitten kyse mittaristoista, Lean työkaluista tai vaikkapa tietojärjestelmistä, on selvää, eivät ne sovellu kaikkiin mahdollisiin tilanteisiin. Kun ollaan miettimässä kokonaan uutta liiketoimintalogiikkaa tai liiketoiminnan ansaintamallia, prosessien kuvaaminen työkaluna tappaa uuden idean, jo ennen kuin se on edes ehtinyt syntyä. Silloin liiketoimintamallin suunnittelutyökalut tai vaikkapa villi ja vapaa ideointi toimivat paljon paremmin. Kun yksin toimivan kampaajan toimintaprosesseja lähdetään kuvaamaan, niin se on jo lähinnä naurettavaa. Työkalun väärin käyttö pilaa valitettavasti mitä parhaimmankin työkalun maineen. Työkalujen valinnasta on vastuussa viime kädessä yrityksen johto. Heidän tulee ymmärtää mitä tavoitellaan ja mitä työkaluja on järkevää käyttää tavoitteiden saavuttamiseksi.

Prosessikehitystä väitetään myös käytettävän pelkästään säästöjen kalasteluun. Lopulta aika harvoin prosessikehityksessä kyse on pelkästä rahan säästöstä. Vaikka säästöjä haettaisiinkin ensisijaisesti, niin yleensä myös toiminnan tai tuotteen laatu paranee, joka taas parantaa asiakastyytyväisyyttä ja työtyytyväisyyttä. Kustannussäästöjä tavoitteena ei myöskään kannata vähätellä. Prosesseja on joskus tarpeen trimmata kuntoon, jotta yritys pysyy ylipäätänsä hengissä. Toisinaan trimmaus on taas tarpeen siksi, että halvempi tuote pitää yrityksen kilpailukykyisenä ja asiakkaat tyytyväisempänä.

Yrityksen tavoitteena voi olla vaikka päällä seisomisen oppiminen, jos organisaatio kokee sen tarpeelliseksi taidoksi. Kyse on siis pelkästään siitä, että mikä on yrityksen tavoite ja mitä työkaluja siihen on järkevintä käyttää. Prosessien kuvauksella ja kehittämisellä voi olla erilaisia tavoitteita ja tavoite pitää päättää aina tapauskohtaisesti.