Viimeksi bloggasin siitä miksi huono tiedonkulku harmittaa ja miksi on yrityksen kannalta oleellista pyrkiä edistämään hyvää tiedonkulkua. Tässä kymmenen vinkkiä siihen, kuinka meistä jokainen voi parantaa tiedonkulkua systemaattisesti.
1. Järjestä tapaamisia säännöllisin väliajoin
Tapaamisia tulee järjestää säännöllisin väliajoin ja ne tulee varata kalentereihin puoli vuotta tai jopa vuodeksi kerrallaan. Näin varmistetaan, ettei tietoa pantata vain siksi, että niitä ei saada sopimaan ihmisten aikatauluihin. Tapaamisia voi olla kerran kuussa, kerran viikossa tai vaikkapa kvartaaleittain sen mukaan, mikä koetaan tarpeelliseksi tiheydeksi. Mikään ei lopulta voita kasvokkain tapahtuvaa kohtaamista.
Tapaamisia tulee järjestää säännöllisin väliajoin ja ne tulee varata kalentereihin puoli vuotta tai jopa vuodeksi kerrallaan. Näin varmistetaan, ettei tietoa pantata vain siksi, että niitä ei saada sopimaan ihmisten aikatauluihin. Tapaamisia voi olla kerran kuussa, kerran viikossa tai vaikkapa kvartaaleittain sen mukaan, mikä koetaan tarpeelliseksi tiheydeksi. Mikään ei lopulta voita kasvokkain tapahtuvaa kohtaamista.
2. Huolehdi myös eri organisaatioiden välisestä tiedonkulusta
On melko yleistä, että oman osaston sisällä tieto liikkuu kohtuullisen hyvin. Sitä vastoin tieto liikkuu ja kommunikointia käydään kovin huonosti yli organisaatiorajojen. Siksi oman osaston tai tiimin tapaamisten lisäksi on huolehdittava, että tapaamisia järjestetään yhtä systemaattisesti eri osastojen ja eri verkostojen välillä.
On melko yleistä, että oman osaston sisällä tieto liikkuu kohtuullisen hyvin. Sitä vastoin tieto liikkuu ja kommunikointia käydään kovin huonosti yli organisaatiorajojen. Siksi oman osaston tai tiimin tapaamisten lisäksi on huolehdittava, että tapaamisia järjestetään yhtä systemaattisesti eri osastojen ja eri verkostojen välillä.
3. Anna kaikille mahdollisuus osallistua
Kun palaverit sovitaan pidemmäksi aikaa kerralla, on se yksi askel kohti mahdollisuutta osallistua. Kiireisessä, globaalissa maailmassa ei ole aina yksinkertaista saada tapaamisia onnistumaan. Ihmiset voivat työskennellä fyysisesti eri paikoissa, jopa eri aikavyöhykkeillä. Siksi on tärkeää miettiä yhdessä, mitenkä voidaan edistää mahdollisuutta osallistua tapaamisiin. Järjestä virtuaalitapaamisia verkon kautta. Siirrä tapaamiset lentokentän kupeeseen. Järjestä tapaamiset eri viikonpäivinä tai eri vuorokauden aikoina. Vaihda aikaan sidottu tapaaminen Yammer ryhmään, jossa tiedot jaetaan tapaamisten sijaan. Jokaisen tiimin tulee miettiä yhdessä, mitkä ovat juuri sille tiimille ne parhaat toimintatavat.
Kun palaverit sovitaan pidemmäksi aikaa kerralla, on se yksi askel kohti mahdollisuutta osallistua. Kiireisessä, globaalissa maailmassa ei ole aina yksinkertaista saada tapaamisia onnistumaan. Ihmiset voivat työskennellä fyysisesti eri paikoissa, jopa eri aikavyöhykkeillä. Siksi on tärkeää miettiä yhdessä, mitenkä voidaan edistää mahdollisuutta osallistua tapaamisiin. Järjestä virtuaalitapaamisia verkon kautta. Siirrä tapaamiset lentokentän kupeeseen. Järjestä tapaamiset eri viikonpäivinä tai eri vuorokauden aikoina. Vaihda aikaan sidottu tapaaminen Yammer ryhmään, jossa tiedot jaetaan tapaamisten sijaan. Jokaisen tiimin tulee miettiä yhdessä, mitkä ovat juuri sille tiimille ne parhaat toimintatavat.
4. Kuuntele, anna kaikille mahdollisuus kertoa
Valitettavan usein palaverit ovat pelkästään projektipäällikön tai esimiehen yksinpuhelua. Siihen on jokaisen meistä hyvin helppoa sortua. Jotta tietoa saadaan koottua laajalti, kaikille on annettava myös mahdollisuus puhua ja kertoa. Kertomiseen ja tiedon jakamiseen on myös kannustettava. Jollakin organisaation väestä saattaa olla jopa yllättävää tietoa tarjolla, jos vain annamme mahdollisuuden ja maltamme kuunnella. Valitettavan usein esimerkiksi asiakasrajapinnassa olevien tai niiden organisaation hiljaisimpien ihmisten tiedolle ei anneta tarpeeksi arvoa.
Valitettavan usein palaverit ovat pelkästään projektipäällikön tai esimiehen yksinpuhelua. Siihen on jokaisen meistä hyvin helppoa sortua. Jotta tietoa saadaan koottua laajalti, kaikille on annettava myös mahdollisuus puhua ja kertoa. Kertomiseen ja tiedon jakamiseen on myös kannustettava. Jollakin organisaation väestä saattaa olla jopa yllättävää tietoa tarjolla, jos vain annamme mahdollisuuden ja maltamme kuunnella. Valitettavan usein esimerkiksi asiakasrajapinnassa olevien tai niiden organisaation hiljaisimpien ihmisten tiedolle ei anneta tarpeeksi arvoa.
5. Tallenna tiedot systemaattisesti
On selvää, että aina kaikkia ei voida kutsua paikalle ja toisaalta kaikki eivät pääse aina paikalle. Siksi tiedon tallentaminen on yhtä tärkeää kuin tapaamisen järjestäminen. Yleensä pöytäkirjan tai muistion tekeminen on yksinkertaisin keino. Yhtälailla tiedon voi tallentaa vaikkapa videoimalla. Tiedon systemaattisen tallentamisen sääntö koskee niin päätöksiä, kuin muutakin jaettavaa tietoa. Sen lisäksi että tieto kirjataan ylös, on se myös kirjattava niin, että jokainen ymmärtää mistä oli kyse. Tässä kohtaa tunnustan törmänneeni omatekemään muistioon, josta kukaan ei enää muistanut, mitä kirjatulla asialla oikeastaan tarkoitettiin. Päätöshetken itsestään selvyys ei olekaan enää selvää vähän ajan päästä. Siksi tärkeää on kirjata ylös myös taustatietoja. Kuka päätöksen toimeenpanee ja mihin mennessä? Miksi teimme päätöksen? Mitä taustatietoja meillä oli käytössä?
On selvää, että aina kaikkia ei voida kutsua paikalle ja toisaalta kaikki eivät pääse aina paikalle. Siksi tiedon tallentaminen on yhtä tärkeää kuin tapaamisen järjestäminen. Yleensä pöytäkirjan tai muistion tekeminen on yksinkertaisin keino. Yhtälailla tiedon voi tallentaa vaikkapa videoimalla. Tiedon systemaattisen tallentamisen sääntö koskee niin päätöksiä, kuin muutakin jaettavaa tietoa. Sen lisäksi että tieto kirjataan ylös, on se myös kirjattava niin, että jokainen ymmärtää mistä oli kyse. Tässä kohtaa tunnustan törmänneeni omatekemään muistioon, josta kukaan ei enää muistanut, mitä kirjatulla asialla oikeastaan tarkoitettiin. Päätöshetken itsestään selvyys ei olekaan enää selvää vähän ajan päästä. Siksi tärkeää on kirjata ylös myös taustatietoja. Kuka päätöksen toimeenpanee ja mihin mennessä? Miksi teimme päätöksen? Mitä taustatietoja meillä oli käytössä?
6. Huolehdi, että tieto on kaikkien saatavilla
Avoimuus on tätä päivää. Oleellisen tiedon kirjaaminen ja tallentaminen mahdollistaa avoimen tiedonkulun. Jos et ole avoimuuden periaatetta vielä tähän päivään mennessä sisäistänyt, niin viimeinen hetki on käsilläsi juuri nyt. Maailmassa tulee aina olemaan salaiseksi luokiteltavaa tietoa, niin nyt kuin tulevaisuudessakin. Siitä on kuitenkin päästävä eroon, että tiedon salaisuutta käytettäisi keppihevosena tiedon panttaamiselle.
7. Hyödynnä tekniikkaa tiedon jakamisessa
Yksinkertaisimmillaan tiedon jakaminen voidaan hoitaa sähköpostitse, tallentamalla dokumentti yhteiseen kansioon tai vaikkapa intranettiin. Nykyaikaiset välineet mahdollistavat tiedon siirtämisen monin erilaisin tavoin, eri kanavien kautta. Vain mielikuvitus on rajana. Käytän harrasteprojektissa esimerkiksi what’s uppia tiedon jakamiseen. Se mahdollistaa päätösten, ideoiden ja jopa tunnelman siirtämisen toisista palavereista omalle tiimille reaaliaikaisesti. Yhtä lailla oman tiimin jäsenillä on mahdollisuus antaa reaaliaikaista palautetta päätöksentekoon.
8. Jaa tietoa monikanavaisesti
Montako kertaa viestiä pitikään toistaa, että se menee perille halutulla tavalla? Mitä enemmän tietoa jaetaan, mitä moninaisemmissa muodoissa ja mitä moninaisemmissa kanavissa, sitä varmempaa on että tieto ylipäätänsä saavuttaa kohderyhmänsä. Pelkkänä vastaanottimena toimiminen johtaa harvemmin haluttuun lopputulokseen. Osallistamisen avulla varmistetaan aina parempi sitoutuminen.
Montako kertaa viestiä pitikään toistaa, että se menee perille halutulla tavalla? Mitä enemmän tietoa jaetaan, mitä moninaisemmissa muodoissa ja mitä moninaisemmissa kanavissa, sitä varmempaa on että tieto ylipäätänsä saavuttaa kohderyhmänsä. Pelkkänä vastaanottimena toimiminen johtaa harvemmin haluttuun lopputulokseen. Osallistamisen avulla varmistetaan aina parempi sitoutuminen.
9. Toimi myös ulkoisissa kanavissa
Nykyisenä sosiaalisena aikakautena on hämärtynyt, että mikä tieto on lopulta ulkoista ja mikä sisäistä. Siksi on muistettava että monesti ulkoisten kanavien hyödyntäminen johtaa myös sisäisesti parempaan tiedonkulkuun. Johtaja joka on somessa, toimii yrityksen lähettiläänä niin sisäisen kuin ulkoisenkin kommunikaation näkökulmasta.
Nykyisenä sosiaalisena aikakautena on hämärtynyt, että mikä tieto on lopulta ulkoista ja mikä sisäistä. Siksi on muistettava että monesti ulkoisten kanavien hyödyntäminen johtaa myös sisäisesti parempaan tiedonkulkuun. Johtaja joka on somessa, toimii yrityksen lähettiläänä niin sisäisen kuin ulkoisenkin kommunikaation näkökulmasta.
10. Älä unohda epävirallisia kanavia
Myöskään kahvipöytä- tai käytävä keskusteluja ei kannata turhaan aliarvioida tapahtuivat ne sitten kasvotusten tai vaikkapa verkon kautta. Kun tietoa ei johdeta ja jaeta systemaattisesti, voi kahvipöytäkeskustelu jopa hoitaa tiedon siirtämisen tehtävän paljon tehokkaammin. Se on toisinaan jopa parempi siihen verrattuna, että tietoa ei siirtyisi ollenkaan.
Myöskään kahvipöytä- tai käytävä keskusteluja ei kannata turhaan aliarvioida tapahtuivat ne sitten kasvotusten tai vaikkapa verkon kautta. Kun tietoa ei johdeta ja jaeta systemaattisesti, voi kahvipöytäkeskustelu jopa hoitaa tiedon siirtämisen tehtävän paljon tehokkaammin. Se on toisinaan jopa parempi siihen verrattuna, että tietoa ei siirtyisi ollenkaan.
Kaikki antamani vinkit ovat lopulta hyvin itsestään selviä ja pääosin helppoja toteuttaa. Suurin osa niistä ei vaadi investointeja, vaan pelkästään halua ja hyvää tahtoa. Jostakin ihmeen syystä aika harva organisaatio niitä kuitenkaan systemaattisesti noudattaa. On jokaisen meidän tehtävänä katsoa peiliin ja olla aktiivinen. Meistä jokainen voi ehdottaa pitävänsä jatkossa pöytäkirjaa palavereista tai jakaa tietoa muille. On meidän jokaisen vastuulla huolehtia, vaatia ja varmistaa että tietoa jaetaan systemaattisesti organisaation joka kolkkaan olimme sitten johtajia, esimiehiä tai tiimimme jäseniä.
