Törmäämme lukuisiin erilaisiin prosesseihin päivittäin. Useimmiten pysähdymme miettimään niitä vasta silloin, kun koemme vastoinkäymisiä. Eli silloin kun prosessi ei toimi tehokkaasti ja hyvin tai niin kuin sen kuvittelisimme toimivan. Hyvin toimiva prosessi on sujuva ja huomaamaton. Liiketoimintaprosessit ovat kirjallisesti kuvattuja toimintamalleja kuten tilaus-toimitusketjua kuvaavat prosessit, mutta yhtälailla hyvin toimivat prosessit voivat myös olla ajan saatossa vakiintuneita toimintatapoja, joita ei ole rustattu paperille.
Milloin sitten prosessi kannattaisi kuvata kirjallisesti? Aina kun kyseessä on liiketoiminnan kannalta kriittinen tekeminen. Silloin, kun useamman henkilön halutaan noudattavan samaa
toimintamallia. Ja myös silloin, kun prosessi toistuu harvoin ja olemassa on unohtamisen vaara. Hyvin kuvattu prosessi on loistava perehdytyksen väline ja antaa loistavan vertailukohdan tekemiselle. Vaarana piilee prosessisokeus eli kaiken tekemisen kuvaaminen, joka toimii hyvin mekaanisessa teollisessa ympäristössä, mutta erittäin huonosti asiantuntija ja kehitysorganisaatioissa. Luovuus ei tapahdu pakottamalla vaan luovuudelle täytyy jättää tilaa kehittyä.
toimintamallia. Ja myös silloin, kun prosessi toistuu harvoin ja olemassa on unohtamisen vaara. Hyvin kuvattu prosessi on loistava perehdytyksen väline ja antaa loistavan vertailukohdan tekemiselle. Vaarana piilee prosessisokeus eli kaiken tekemisen kuvaaminen, joka toimii hyvin mekaanisessa teollisessa ympäristössä, mutta erittäin huonosti asiantuntija ja kehitysorganisaatioissa. Luovuus ei tapahdu pakottamalla vaan luovuudelle täytyy jättää tilaa kehittyä.
Prosessien kuvaaminen on tiimityötä parhaimmillaan. Fasilitaattoriksi kannattaa valita avoin, liiketoiminnan ymmärtävä valmentaja, jolla on prosessin kuvausmenetelmät hallussa ja kyky kysyä, kyseinalaistaa ja kuunnella. Alla on kuvattu prosessien kuvaamisen päävaiheet.
1. Nykytilan kuvaaminen
Ennen prosessien kehittämistä on prosessin nykytila ja siihen kuuluvat vaiheet ymmärrettävä hyvin. Siksi prosessien kehittäminen aloitetaan kuvaamalla nykyinen prosessi. Prosessien kuvaamiseen on olemassa monenlaisia hyviä työkaluja ja malleja. On tärkeää valita itselle ja omalle organisaatiolle sopiva malli ja olla myöhemmin uskollinen sen käytölle. Yhtenäinen prosessimalli luo selkeyttä ja helpottaa prosessien kehittämistä ja prosessien kanssa työskentelevien perehdytystä sekä lisäksi luo hyvän perustan eri prosessien keskinäiselle vertailulle. Itse olen usein käyttänyt yksinkertaistettua uimaratakaaviota, mutta yhtälailla vuokaavio tai arvovirtakartta käyvät työkaluksi. Pääasia on se, että kuvaustekniikka istuu omaan organisaatiokulttuuriin.
2. Analysointi
Kun prosessi on kuvattu, on aika analysoida se, mitä nykytila kertoo itsestään. Vaikuttaako tekemisen kulku selkeältä? Löytyykö tekemisestä piilotyövaiheita? Turhia työvaiheita? Missä kohdassa prosessia ovat suurimmat hidasteet eli pullonkaulat? Missä kohdassa syntyy suurimmat kustannukset? Missä kohdassa syntyy laatukustannukset? Analyysiä tehtäessä on tärkeää pitää kirkkaana mielessä prosessille asetettu tavoite, eli mikä tai mitkä tuotteet/palvelut syntyvät prosessin tuloksena ja mitä muita odotuksia prosessille on asetettu. Analyysivaiheessa voi käyttää myös perinteisiä laatutyökaluja kuten 5 kertaa miksi kysymyspatteristoa, juurisyyanalyysiä ja vikavaikutusanalyysiä. Analysointi apuna kannattaa myös haastatella prosessin työntekijöitä.
3. Prosessin uudelleenmallintaminen
Kun prosessin heikkoudet ja vahvuudet on selvillä, on aika siirtyä miettimään seuraavia askeleita prosessin tehokkuuden lisäämiseksi. Muutokset voivat olla laajamittaisia, koko prosessin uudistamistöitä tai maltillisempia vastuiden ja rajapintojen selkeyttämisiä ja yksinkertaistuksia, uusien työmenetelmien tai vaiheiden implementointeja tai vanhoista turhista työvaiheista luopumisia. Ihmisten oppimisen kannalta prosessin uudistuksen askeleet kannattaa pilkkoa riittävän ymmärrettäviksi kokonaisuuksiksi ja helpottaa siten implementointia. Kehityspolku on toki hyvä tuoda nähtäviksi työntekijöille jo tässä vaiheessa. Uudelleenmallinnuksessa on tärkeää myös miettiä prosessin kilpailukyvystä ja suoriutumisesta kertovat mittarit sekä prosessinkehitysmalli.
4. Uudistetun prosessin pilotointi ja implementointi
Muutoksien suuruudesta riippuen prosessin testaaminen pienemmässä mittakaavassa ennen laajamittaista implementointia voi olla järkevää. Tällöin uudistetun prosessin toiminnasta voidaan kerätä kehitystietoa ja tehdään hienosäätöä vielä ennen laajempaa implementointia. Implementointi tarkoittaa ihmisten kouluttamista uuteen toimintatapaan ja uudistettuihin tehokkuusmittareihin ja muutoksen vakiinnuttamista. Tärkeintä tässä vaiheessa on kommunikoida avoimesti ja laajasti kaikille, joiden toimintaan uudistettu prosessi tulee vaikuttamaan suoraan tai välillisesti. On hyvä muistaa se, että hyvinkään kuvattu prosessi ei auta kilpailukyvyn kehittämisessä, jos implementointi jää tekemättä tai puolitiehen ja jos prosessin tehokkuutta ja toistuvuutta ei säännöllisesti seurata.
5. Prosessin kyvykkyyden seuranta ja jatkokehitysideoiden systemaattinen prosessointi
Kun uusi prosessi on implementoitu ja käytössä, on aika siirtyä keräämään kehitysdataa ja arvioimaan prosessin tehokkuutta osana normaalia yrityksen johtamiskulttuuria. Usein yhden prosessin uudistaminen on kuin oman kodin remontti. Kun yhden huoneen (tai prosessin) saa kuntoon, alkaa muut näyttämään siltä, että ovat uudistuksen tarpeessa.
Mistä sitten tietää, että prosessiuudistukset tehosivat?
Tärkeintä on löytää ne parhaat oman liiketoiminnan tavoitteita kuvaavat mittarit prosessille. Mutta yleisesti voidaan todeta, että hyvän ja toimivan prosessin lopputuloksena on vähemmän virheitä, vähemmän viivästyksiä, parempi resurssitehokkuus, tyytyväisempiä työntekijöitä ja hallinnassa olevat kustannukset.
Tärkeintä on löytää ne parhaat oman liiketoiminnan tavoitteita kuvaavat mittarit prosessille. Mutta yleisesti voidaan todeta, että hyvän ja toimivan prosessin lopputuloksena on vähemmän virheitä, vähemmän viivästyksiä, parempi resurssitehokkuus, tyytyväisempiä työntekijöitä ja hallinnassa olevat kustannukset.
**
Lisää prosessilukemista KaraKuumana -arkistosta
