02 tammikuuta, 2016

Kuinka antaa aikaa arjessa

Luulen että jokainen itseään ja alaisiaan kunnioittava johtaja kokee riittämättömyyttä toisille annetusta ajasta. Vaikka sinulla ei olisikaan omaa organisaatiota tai tiimiä, niin tunne saattaa olla sinulle hyvin tuttu. Se on se sama tunne, jonka jokainen työssäkäyvä isä ja äiti kohtaavat suhteessa lapsiinsa. Teet niin tai näin niin riittämättömyyden tunne seuraa meitä joka paikkaan.

Vanhan sananlaskun mukaan työt eivät tekemällä lopu. Kyky priorisoida on kaiken johtamisen perusedellytys. Olen vasta viime vuosina oivaltanut, että priorisoinnin lisäksi kyse on lopulta tunteista. Onko minun alaisillani tai kollegoillani tunne siitä, että minulla on heille aikaa. Olen luonut itselleni
muutamia käytäntöjä, jotka toivottavasti vähentävät kiireen tunnetta ja vastaavasti lisäävät läsnäolon tunnetta muissa. Ehkäpä löydät niistä sinullekin jotakin sopivaa.

1. Tervehdi ja sano näkemiin

Tervehtiminen on toisen kunnioittamista, mutta myös ilmaisu läsnäolosta. Se on itselle pieni hetki aistia tunnelmia. Toiselle tervehtimishetki on mahdollisuus kertoa onnistumisesta tai akuutista ongelmasta, joka kaipaa ratkaisuapua. Ajoita töihin menosi ainakin 15 minuuttia ennen ensimmäisen palaverin alkua, jotta tuohon pieneen tervehtimishetkeen on aikaa. Varaa myös pieni hetki aikaa sanoa näkemiin työpäivän päättyessä. Aina aikaa ei ole muutamaa minuuttia enempää, joten siksi seuraava vinkki on sitäkin tärkeämpi.

 2. Palaa asiaan

Aina tulee tilanteita, jolloin palaveri painaa päälle, on rynnättävä hakemaan lapsia hoidosta tai jostakin muusta syystä ei ole mahdollisuutta jäädä kuuntelemaan tai selvittämään asiaa. Murheen tunne voi jo poistua toiselta sillä, että sovitte yhdessä koska asiaan palataan. On myös luonnollisesti tärkeää palata asiaan lupauksen mukaisesti.

3. Tee nopeita, pieniä päätöksiä

Usein kiireen tunne syntyy siitä, että avoinna on monia keskeneräisiä töitä tai päättämättömiä asioita. Henrik Dettman on sanonut, että tärkeissä asioissa täytyy tehdä hyvä päätös, mutta pienemmissä asioissa tärkeintä on tehdä päätös. Muuten ratkaisemattomat pikkuasiat saattavat kinostua ja siitä taas voi tulla isompi ongelma. Tee siis pienet päätökset niin nopeasti kuin mahdollista ilman suurempia veivauksia. Parasta olisi tietysti delegoida pienemmät päätökset pysyvästi eteenpäin.

 4. Anna palautetta arjessa

Anna palautetta heti kun on sen aika. Palautteen antamisesta ei tarvitse tehdä mitään erityistä seremoniaa vaan sitä voi antaa arjen käänteissä; palaverissa, kahviautomaatilla ja vaikkapa illalla kotiin lähtiessä. Kun palaute annetaan välittömästi, asia on molemmilla vielä tuoreena muistissa. Taustojen kaiveluun ei tarvitse käyttää aikaa. Toiminta voi lähteä heti liikkeelle oli sitten kyse innostuksen boostauksesta tai korjaavasta palautteesta. Kummallekin jää tunne siitä, että asiat rullaavat sujuvasti eteenpäin.

5. Pidä kehityskeskustelut

Kehityskeskustelu ei koskaan korvaa arjen kommunikaatiota ja arjessa annettua palautetta. Sitä vastoin kehityskeskustelussa on hieno mahdollisuus pysäyttää aika ja keskittyä 120 %:sti kuuntelemaan mitä toisella on sanottavaa. Kehityskeskustelussa esimies voi toimia kuin ikään kuin mentori. Kysyä sopivia kysymyksiä ja antaa toiselle mahdollisuus löytää kysymyksiin itse vastaukset. Se on myös tilaisuus esimiehelle kehittyä itse, kysyä palautetta ja oppia.

6. Varaa rauhallinen hetki

Oli kyseessä kehityskeskustelu tai muu tärkeä palaveri, keskity siihen mitä olet tekemässä. Sulje puhelin tai kerro etukäteen jos sinulle on tulossa erittäin tärkeä puhelu. Mikään ei ole epäkunnioittavampaa, kuin asiaan kuulumaton tietokoneen räpläys tai puheluihin vastaaminen kesken kehityskeskustelun, sen lisäksi että annettu aika ei tunnu todellakaan rauhalliselta ajalta yhdessä.

7. Pidä ovi auki

Pidä ovi auki aina kun mahdollista. Se on selkeä viesti, että luoksesi voi tulla – edes vähäksi aikaa. Jo pelkästään mahdollisuus tulla luokse antaa viestin, että minulla on aikaa sinulle.

Olen ilokseni saanut huomata että viimeaikaisissa tutkimuksissa on myös numeerisesti pystytty osoittamaan, että hyvä johtaminen parantaa yrityksen kannattavuutta. Siksi johtamisnäkökulmasta on hyvin kriittistä, että jokainen kokee itsensä kuulluksi ja arvostetuksi. Kun tuntee että minua kuunnellaan ja arvostetaan, se motivoi ja lisää työtyytyväisyyttä. Ehkäpä tässä(kin) asiassa tunne syö järjen voiman.

0 kommenttia:

Lähetä kommentti