Olen nähnyt monen monta tavoitteeltaan hyvää muutosprojektia, jotka on pilattu huonolla johtamisella. Valitettavan usein käy niin, että projekti kuopataan kaikessa hiljaisuudessa tai sen annetaan hiipua pois, kun johtajalta ei ole löytynyt tarpeeksi sisua ja systemaattisuutta viedä muutosta maaliin. Tai sen jälkeen kun muutosjohtajan perävalot näkyvät horisontissa, vanhoihin toimintatapoihin luisutaan joko täysin tarkoituksella tai sitten vahingossa.
Tanja on aiemmin blogannut taitavasta projektinjohtamisesta sekä projektisalkun hallinnasta ja minä systemaattisesta johtamisesta johtamisjärjestelmän näkökulmasta. Tällä kertaa tarkoitus on porautua syvemmälle muutoksen johtamiseen systemaattisen johtamisen näkökulmasta.
Kaikille on päivänselvää että urheilussa huipulle pääsemiseksi tarvitaan lahjakkuuden lisäksi systemaattista harjoittelua ja työtä tavoitteen saavuttamiseksi. Systemaattinen harjoittelu urheilussa tarkoittaa esimerkiksi harjoitusten säännöllisyyttä ja monipuolisuutta. Harjoittelun lisäksi tarvitaan säännöllistä onnistumisen analysointia ja suunnitelmia kurssin korjaamiseksi.
Systemaattisuus kuulostaa sekä tylsältä että kurinalaiselta, ja sitähän se tavallaan onkin. Toisaalta, jos haluat maailman huipulle, on systemaattisuus työelämässä ihan yhtä tärkeää kuin urheilussakin. Jos siis haluat olla voittajatiimin johtaja, sinulla on oltava kykyä ja halua toimia systemaattisesti. Esittelen seitsemän näkökulmaa systemaattisen muutosjohtamisen edistämiseksi.
1) Systemaattisuus tavoitteiden valinnassa
Systemaattisuus tavoitteiden valinnassa tarkoittaa kaikessa yksinkertaisuudessaan asioiden priorisointia. Muutosjohtajan tärkein tehtävä laittaa asioita tärkeysjärjestykseen. Kun johto huutaa kymmenen eri tavoitteen perään, organisaatiolle lopulta hämärtyy, mikä asia on tärkeä ja mikä ei. Priorisoimatta organisaatio on kuin lammaslauma, joka vilistää aina siihen suuntaan missä ruoho on vihreämpää tai mitä johto kovinten huutaa. Vaikka Alexander Stubb on saanutkin kuittauksia kolmesta pointistaan, niin siinä on lopulta asian ydin. On kyettävä selkeästi osoittamaan mitkä muutamat asiat ovat oleellisempia kuin kaikki muut.
2) Systemaattisuus muutoksen seurannassa
Väittäisin, että kaikkein suurin kompastuskivi on systemaattisuuden puute muutoksen seurannassa. Kyse on oikeastaan kahdenlaisesta seurannasta. Toinen on seuranta ihmisten käyttäytymisen muutoksessa ja toinen mittarien seuranta kohti tavoitetta.
Ihmisten toimintatapojen muutoksen johtaminen on joskus todellista lastentarhapuuhaa. Jos uskotaan, että projektiaikataulun ja rullaavan ennusteen tekemisestä on hyötyä ja niin sovitaan tehtäväksi, on silloin johtajan tehtävänä vahtia, että joka jamppa myös sen tekee. Toimintatapojen muutosta voi verrata laihduttamiseen. Moni haluaa muutosta, jopa ymmärtää miksi sitä tarvitaan, mutta harvempi on valmis tekemään pitkäjänteistä työtä muutoksen eteen. On myös niitä jotka haluavat tehdä kovasti työtä muutoksen eteen, mutta palkkaavat varmuudeksi henkilökohtaisen valmentajan tukemaan heikkona hetkenä. Muutosjohtaja on kuin henkilökohtainen valmentaja, jonka tehtävä on varmistaa pysyvien muutosten aikaansaaminen. Siksi myös voimakasta ja vähän piiskaavaakin muutosjohtamista joskus tarvitaan.
Olen blogannut aikaisemmin suorituskyvyn mittaamisen sudenkuopista. Pelkästään tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen eivät riitä, vaan tuloksia tulee myös säännöllisesti analysoida. Kun tie kohti tavoitetta ei etene, on mietittävä ensin uusia keinoja sen sijaan että muutettaisi tavoitetta tai lakaistaisi projekti kokonaan maton alle, kuten usein kaikessa hiljaisuudessa tehdään.
3) Systemaattisuus viestinnässä
Yrityksen strateginen onnistuminen on strategian hyvyyden ja strategian jalkautuksen kertoma. Jos kumpi tahansa epäonnistuu, niin lopputuloskin epäonnistuu. Ihan samasta asiasta on kyse missä tahansa muutoksen johtamisessa. Ihmisten tulee ymmärtää mitä tavoitellaan, miksi muutos on tärkeää, miten muutos tehdään ja mitä hyötyä muutoksesta on minulle. Parhaimmillaan hyvä visio ja siitä viestiminen ohjaa itsessään viemään muutosta oikeaan suuntaan. Viestiä tulee toistaa kerta toisensa jälkeen saman sisältöisenä, eri keinoin ja eri viestinten välityksellä. Jos viestintä ei ole systemaattista, se kovin harvoin on myöskään onnistunutta.
4) Systemaattisuutta ajankäytössä
Kaikilla meillä on enemmän ja vähemmän kiireellisiä asioita ja tärkeitä asioita. Jostakin ihmeen syystä me kuitenkin piiperrämme liian usein niiden kiireellisien mutta vähemmän tärkeiden asioiden kimpussa. Johtajan tehtävä on varmistaa, että sekä oma että organisaation ajankäyttö kohdistuu tavoitteen kannalta oleellisiin asioihin, oli sitten kyse päivittäisestä puurtamisesta tai vaikkapa palaverien ajankäytöstä.
5) Systemaattisuutta organisaatiovalinnoissa
Muutosprojekteilla on iso riski ajaa päin seinää, jos kukaan ei kyseenalaista valittua suuntaa tai tehtyjä päätöksiä. Kun yritys valitsee systemaattisesti erilaisia ihmisiä niin projektiryhmiinsä kuin projektien ohjausryhmiinsä, niin substanssiosaamisen, koulutuksen, kokemuksen kuin iän ja sukupuolen suhteen, yrityksellä on tutkitustikin paremmat mahdollisuudet menestyä.
6) Systemaattisuutta päätöksenteossa
Moni varmasti on kuullut johtajista, jotka soutavat ja huopaavat päätöksenteossa. Tänään he päättävät yhdestä asiasta yhtä ja huomenna samantyyppisestä aiheesta toista tai pahimmillaan muuttavat jo tehtyjä päätöksiä moneen kertaan. Päätöksenteon poukkoilu aiheuttaa organisaatiossa epävarmuutta ja motivaation puutetta. Ikinä kun ei tiedä, josko huomenna tehty päätös tekee kaikki tänään tehdyn tarpeettomaksi. Kun projektinjohto tekee päätöksiä systemaattisesti, kirjaa ne ylös systemaattisesti ja vielä viestii niistä systemaattisesti, on projektitiimillä huomattavasti paremmat mahdollisuudet selviytyä maaliin voittajana.
7) Systemaattisuutta suunnan analysoinnissa
Kuten kaikessa johtamisessa, myös muutosprojekteissa tarvitaan kykyä joustaa. Joustaminen tarkoittaa itse asiassa samaa kuin kyky analysoida tehtyjä valintoja ja muuttaa tehtyjä päätöksiä. Härkäpäinen aikataulussa pysyminen voi johtaa usein huonoon lopputulokseen. Napakympin ampuminen ei paljon lämmitä, kun huomaatkin ampuneesi naapurin maalitauluun. Nykymaailman muutosjohtaminen on liikkuvaan maaliin ampumista, on oltava kykyä analysoida asiaa eri näkökulmista ja on oltava kykyä muuttaa suunnitelmaa tarvittaessa. On oltava kilpailijaa askeleen edellä ja ymmärrettävä asiakasta askeleen enemmän.
Huonoimmillaan systemaattinen johtaminen voi johtaa joustamattomuuteen, härkäpäisyyteen ja kokeilukulttuurin vastaiseen johtamiseen. Sitä ei kannata kuitenkaan pelätä. Yleensä systemaattinen toiminta sekä selkeyttää tekemistä että säästää resursseja. Systemaattinen johtaja osaa selkeyttää tavoitteita ja toimia suunnitelmallisesti, joka puolestaan motivoi henkilöstöä. Systemaattisuus on lopulta kaiken yrityksessä tapahtuvan toiminnan selkäranka. Ja mikä parasta - systemaattisella johtamisella päästään tavoitteisiin huomattavasti useammin kuin ajopuu-teoriaa noudatettaessa.
Kaikille on päivänselvää että urheilussa huipulle pääsemiseksi tarvitaan lahjakkuuden lisäksi systemaattista harjoittelua ja työtä tavoitteen saavuttamiseksi. Systemaattinen harjoittelu urheilussa tarkoittaa esimerkiksi harjoitusten säännöllisyyttä ja monipuolisuutta. Harjoittelun lisäksi tarvitaan säännöllistä onnistumisen analysointia ja suunnitelmia kurssin korjaamiseksi.
Systemaattisuus kuulostaa sekä tylsältä että kurinalaiselta, ja sitähän se tavallaan onkin. Toisaalta, jos haluat maailman huipulle, on systemaattisuus työelämässä ihan yhtä tärkeää kuin urheilussakin. Jos siis haluat olla voittajatiimin johtaja, sinulla on oltava kykyä ja halua toimia systemaattisesti. Esittelen seitsemän näkökulmaa systemaattisen muutosjohtamisen edistämiseksi.
1) Systemaattisuus tavoitteiden valinnassa
Systemaattisuus tavoitteiden valinnassa tarkoittaa kaikessa yksinkertaisuudessaan asioiden priorisointia. Muutosjohtajan tärkein tehtävä laittaa asioita tärkeysjärjestykseen. Kun johto huutaa kymmenen eri tavoitteen perään, organisaatiolle lopulta hämärtyy, mikä asia on tärkeä ja mikä ei. Priorisoimatta organisaatio on kuin lammaslauma, joka vilistää aina siihen suuntaan missä ruoho on vihreämpää tai mitä johto kovinten huutaa. Vaikka Alexander Stubb on saanutkin kuittauksia kolmesta pointistaan, niin siinä on lopulta asian ydin. On kyettävä selkeästi osoittamaan mitkä muutamat asiat ovat oleellisempia kuin kaikki muut.
2) Systemaattisuus muutoksen seurannassa
Väittäisin, että kaikkein suurin kompastuskivi on systemaattisuuden puute muutoksen seurannassa. Kyse on oikeastaan kahdenlaisesta seurannasta. Toinen on seuranta ihmisten käyttäytymisen muutoksessa ja toinen mittarien seuranta kohti tavoitetta.
Ihmisten toimintatapojen muutoksen johtaminen on joskus todellista lastentarhapuuhaa. Jos uskotaan, että projektiaikataulun ja rullaavan ennusteen tekemisestä on hyötyä ja niin sovitaan tehtäväksi, on silloin johtajan tehtävänä vahtia, että joka jamppa myös sen tekee. Toimintatapojen muutosta voi verrata laihduttamiseen. Moni haluaa muutosta, jopa ymmärtää miksi sitä tarvitaan, mutta harvempi on valmis tekemään pitkäjänteistä työtä muutoksen eteen. On myös niitä jotka haluavat tehdä kovasti työtä muutoksen eteen, mutta palkkaavat varmuudeksi henkilökohtaisen valmentajan tukemaan heikkona hetkenä. Muutosjohtaja on kuin henkilökohtainen valmentaja, jonka tehtävä on varmistaa pysyvien muutosten aikaansaaminen. Siksi myös voimakasta ja vähän piiskaavaakin muutosjohtamista joskus tarvitaan.
Olen blogannut aikaisemmin suorituskyvyn mittaamisen sudenkuopista. Pelkästään tavoitteiden asettaminen ja mittaaminen eivät riitä, vaan tuloksia tulee myös säännöllisesti analysoida. Kun tie kohti tavoitetta ei etene, on mietittävä ensin uusia keinoja sen sijaan että muutettaisi tavoitetta tai lakaistaisi projekti kokonaan maton alle, kuten usein kaikessa hiljaisuudessa tehdään.
3) Systemaattisuus viestinnässä
Yrityksen strateginen onnistuminen on strategian hyvyyden ja strategian jalkautuksen kertoma. Jos kumpi tahansa epäonnistuu, niin lopputuloskin epäonnistuu. Ihan samasta asiasta on kyse missä tahansa muutoksen johtamisessa. Ihmisten tulee ymmärtää mitä tavoitellaan, miksi muutos on tärkeää, miten muutos tehdään ja mitä hyötyä muutoksesta on minulle. Parhaimmillaan hyvä visio ja siitä viestiminen ohjaa itsessään viemään muutosta oikeaan suuntaan. Viestiä tulee toistaa kerta toisensa jälkeen saman sisältöisenä, eri keinoin ja eri viestinten välityksellä. Jos viestintä ei ole systemaattista, se kovin harvoin on myöskään onnistunutta.
4) Systemaattisuutta ajankäytössä
Kaikilla meillä on enemmän ja vähemmän kiireellisiä asioita ja tärkeitä asioita. Jostakin ihmeen syystä me kuitenkin piiperrämme liian usein niiden kiireellisien mutta vähemmän tärkeiden asioiden kimpussa. Johtajan tehtävä on varmistaa, että sekä oma että organisaation ajankäyttö kohdistuu tavoitteen kannalta oleellisiin asioihin, oli sitten kyse päivittäisestä puurtamisesta tai vaikkapa palaverien ajankäytöstä.
5) Systemaattisuutta organisaatiovalinnoissa
Muutosprojekteilla on iso riski ajaa päin seinää, jos kukaan ei kyseenalaista valittua suuntaa tai tehtyjä päätöksiä. Kun yritys valitsee systemaattisesti erilaisia ihmisiä niin projektiryhmiinsä kuin projektien ohjausryhmiinsä, niin substanssiosaamisen, koulutuksen, kokemuksen kuin iän ja sukupuolen suhteen, yrityksellä on tutkitustikin paremmat mahdollisuudet menestyä.
6) Systemaattisuutta päätöksenteossa
Moni varmasti on kuullut johtajista, jotka soutavat ja huopaavat päätöksenteossa. Tänään he päättävät yhdestä asiasta yhtä ja huomenna samantyyppisestä aiheesta toista tai pahimmillaan muuttavat jo tehtyjä päätöksiä moneen kertaan. Päätöksenteon poukkoilu aiheuttaa organisaatiossa epävarmuutta ja motivaation puutetta. Ikinä kun ei tiedä, josko huomenna tehty päätös tekee kaikki tänään tehdyn tarpeettomaksi. Kun projektinjohto tekee päätöksiä systemaattisesti, kirjaa ne ylös systemaattisesti ja vielä viestii niistä systemaattisesti, on projektitiimillä huomattavasti paremmat mahdollisuudet selviytyä maaliin voittajana.
7) Systemaattisuutta suunnan analysoinnissa
Kuten kaikessa johtamisessa, myös muutosprojekteissa tarvitaan kykyä joustaa. Joustaminen tarkoittaa itse asiassa samaa kuin kyky analysoida tehtyjä valintoja ja muuttaa tehtyjä päätöksiä. Härkäpäinen aikataulussa pysyminen voi johtaa usein huonoon lopputulokseen. Napakympin ampuminen ei paljon lämmitä, kun huomaatkin ampuneesi naapurin maalitauluun. Nykymaailman muutosjohtaminen on liikkuvaan maaliin ampumista, on oltava kykyä analysoida asiaa eri näkökulmista ja on oltava kykyä muuttaa suunnitelmaa tarvittaessa. On oltava kilpailijaa askeleen edellä ja ymmärrettävä asiakasta askeleen enemmän.
Huonoimmillaan systemaattinen johtaminen voi johtaa joustamattomuuteen, härkäpäisyyteen ja kokeilukulttuurin vastaiseen johtamiseen. Sitä ei kannata kuitenkaan pelätä. Yleensä systemaattinen toiminta sekä selkeyttää tekemistä että säästää resursseja. Systemaattinen johtaja osaa selkeyttää tavoitteita ja toimia suunnitelmallisesti, joka puolestaan motivoi henkilöstöä. Systemaattisuus on lopulta kaiken yrityksessä tapahtuvan toiminnan selkäranka. Ja mikä parasta - systemaattisella johtamisella päästään tavoitteisiin huomattavasti useammin kuin ajopuu-teoriaa noudatettaessa.
