Sähläily ja tumpulointi syö kaiken työajan

Minä ja sinä ja kaikki muutkin vannovat kerralla oikein mentaliteetin puolesta ja pyrkivät kaiken aikaa siihen, että hommat menevät maaliin ensimmäisellä yrittämällä. Tuottaako pyrkimys tulosta? No ei tuota ei. Mikä pahinta useimmat meistä ovat tottuneet asiantilaan eivätkä enää kiinnitä huomiota siihen, kuinka paljon aikaa työpäivästä kuluu niihin asioihin, joiden olisi pitänyt hoitua kuntoon ensimmäisellä yrittämällä. Puhumme ja luemme ajanhallinnasta, mutta olemme aika huonoja soveltamaan saamiamme oppeja. Rauhoitupa hetkeksi miettimään viimeistä työpäivääsi ja sitä mitä teit työpäiväsi aikana.

• Laitoitko selventäviä tai täsmentäviä sähköposteja?
• Kysyikö joku sinulta neuvoa tai annoitko organisaatiollesi lisäohjeita tehtäviin, jotka ovat jo työn alla?
• Kysyitkö itse lisäohjeita tai neuvoja joltakulta?
• Käytitkö sähköpostia viestintään, kun itse asiassa yksi puhelu olisi selvittänyt asian nopeammin?
• Selvititkö reklamaatioita tai vastasitko toimitusaikakyselyihin?
• Käytitkö aikaa tiedon tai työkalujen etsimiseen?
• Sanoitko kyllä pyyntöön, jonka hoitaminen ei itse asiassa sinulle kuuluu?
• Piipahtiko joku ovellasi juttelemassa hetken?

Jos vastasit useimpaan kysymyksistä ei, olet jo nyt ajanhallinnan mestari. Jos vastasit useimpaan kysymyksistä kyllä, saatat hyötyä tästä bloggauksesta. Osa aikavarkaista syntyy jonkun muun tekemisen seurauksena, mutta itse asiassa aika moneen asiaan voi itsekin vaikuttaa. Kun keskusteluun nousee työajan riittävyys ja ylitöiden tarve, voisi olla hyvästä hetkeksi istahtaa alas ja miettiä omaa tai alaisen ajankäyttöä. Useimman ajankäytöstä ja työtavoista löytyy sellaista korjattavaa, joka auttaa työkuorman pienentämisessä ja ajan riittävyydestä. Alla muutamia vinkkejä siihen, kuinka asiaan voisi tarttua ja mistä helpotusta voisi löytyä.

Työajan suunnittelu. Ihmisten järjestelmällisyyden taso vaihtelee. Siinä missä toinen suunnittelee huolella tekemisensä, toinen on täysin tilanteen vietävissä. Suunnitelmallisuuden lisääminen parantaa useimmiten ajankäyttöä merkittävästi. Keinoja on monia. Itselläni on jo vuosia ollut työpöydällä tai muistivihossa lista, johon listaan viikon aikana aikaansaatavat asiat ja priorisoin ne tärkeysjärjestykseen. Viikkotaso on toiminut itselläni parhaiten, sillä se tuo mukanaan myös tiettyä joustoa. Työpäivä ei etene aina (juuri koskaan) käsikirjoituksen mukaan, jolloin korjausliikkeeseen jää aikaa. Jokatapauksessa to-do –listan tekeminen auttaa jäsentämään tekemisiä ja niiden keskinäistä järjestystä, aikajänne voi olla tehtävästä riippuen päivä tai viikko. Tee kurjimmat ja stressaavimmat hommat heti pois alta, jotteivät ne jää takaraivoon kolkuttamaan koko työpäivän tai työviikon ajaksi ja siten syö energiaasi salakavalasti.

Tavoitteiden selkeyttäminen. Erityisesti pitkissä työsuhteissa ihmisillä alkaa usein hämärtyä oman tehtävän ja auttamistehtävien välinen rajapinta. Aika-ajoin on hyvä pysähtyä miettimään mitä itseltäsi odotetaan ja kuinka paljon työajasta käytät niiden odotusten täyttämiseen ja kuinka paljon ajastasi menee vastuualueelle pesiytyneiden rönsyjen tekemiseen sekä ihan vaan niihin hommiin, joita teet hyvää hyvyyttäsi kollegoidesi avuksi. Omat tavoitteet kannattaa ottaa esimiehen kanssa puheeksi muulloinkin kuin vuosittaisissa/puolivuosittaisissa kehityskeskusteluissa. Kun tavoitteet ovat selkeät, on ajankäytön priorisointikin huomattavasti helpompaa.

Osaatko sanoa ei? Lisätyöt kasautuvat erityisesti auttamishaluisille ihmisille salakavalasti ja nopeasti. Edellinen kohta eli tavoitteiden selkeyttäminen auttaa useimmiten myös selkeyttämään itselle ne asiat ja tehtävät, joiden tekemisen tulisi aina olla ensisijaisia. On erittäin tärkeää opetella kieltäytymään aikavarastehtävistä, jotka eivät edesauta omaa työssäsuoriutumistasi. ”Viiden minuutin hommia” ei itse asiassa juurikaan ole. Helpoltakin kuulostavaan tehtävän suorittamiseen menee usein tunteja. Valitettavasti rönsyt pesiytyvät yleensä niille henkilöille, joiden on kaikista vaikein kieltäytyä tehtävistä. Onneksi ei:n sanomista voi ja kannattaa harjoitella.

Työrauhan luominen. Avoimet ovet ja avokonttorit – jatkuva saatavilla oleminen – syö usein aikaa uskomattoman paljon varsinaiselta tehokkaalta tekemiseltä. Työolosuhteisiin ei aina voi vaikuttaa, sen sijaan useimmissa työpisteissä on mahdollisuus järjestää keskittymisrauhaa yhteisillä sopimuksilla.  Avokonttorissa työskentelijät voivat sopia keskenään yhteisestä merkistä, jolloin kaikki tietää ettei toista saa häiritä. Ja jos sinulla on oma työhuone, sulje ovi rohkeasti osaksi päivää, jotta saat itsellesi häiriötöntä työaikaa. Poista sähköpostin saapumisesta ilmoittavat merkkiäänet ja sulje pikaviestisovellukset ainakin osaksi päivää. Jokainen piippaus ja kilahdus vievät keskittymisesi pois siitä tehtävästä jota olet suorittamassa vaikka kuinka olet päättänyt ettet anna niiden häiritä. Kuulumisten vaihtamisellekin voi mainiosti kalenteroida omaa aikaa vaikkapa yhteisen kahvitauon merkeissä.

Päätöksien tekeminen. Älä koskaan lykkää päätösten tekemistä eteenpäin vaan pyri tekemään ne mahdollisuuksien mukaan niin pian kuin mahdollista. Kun päätös on tehty, muista kommunikoida se organisaatioille. Tekemättömät päätökset eli ne ilmassa roikkuvat asiat, ovat pahimman laatuisia aikavarkaita. Tästä aiheesta on Kirsi blogannut vuosi sitten otsikolla Paras päätöksentekijä.

Kommunikaation selkeyttäminen. Keskity omaan viestintääsi ja erityisesti sen sisältöön. Viesti tehtävät, tavoitteet, päätöksen niin selkeästi ja tarkoituksenmukaisesti kuin mahdollista. Pyri vastaamaan mahdollisiin jatkokysymyksiin poissulkevasti. Ja muista, että kaiken kommunikoinnin onnistumisen avaintekijänä on toisen kuunteleminen ja kuuleminen. Mieti aina viestiäsi kuulijan näkökulmasta ja erityisesti kysymykseen vastatessasi pyri miettimään kysyjän näkökulmasta kysymyksen sisältöä. Kommunikontiloopit syntyvät usein sen seurauksena, että vastaaja vastaa omasta näkökulmasta unohtaen kysyjän näkökulman. Viestin sisällön lisäksi mieti myös huolella tapaa, jolla viestisi viet eteenpäin. Usein on hyvä, että viestistä jää myös konkreettinen jälki, johon organisaatio voi palata ajankuluessa.

Palaverien ja tapaamisten karsiminen. Niin kivaa, kun onkin olla tietoinen kaikesta talossa tapahtuvasta ja niin mukavaa kuin onkin verkostoitua kaikenlaisten palveluntarjoajien kanssa ovat palaverit ja verkostoitumistapaamiset työajan pahimpia syöppöjä. Kun mietit tavoitteidesi kautta viime viikon palavereita, kuinka moni niistä aidosti edesauttoi sinua tavoitteidesi saavuttamisessa? Olisiko tavoitteidesi saavuttamiseen kenties riittänyt, että olet mukana vain tietyssä osassa palaveria? Olisitko saanut itsellesi riittävän tiedon palaverin muistiosta? Pidä huoli siitä, että osallistut vain sellaisiin palavereihin, joissa olet aktiivisena jäsenenä mukana suurimman osan ajasta ja karsi rohkeasti niitä palavereja, joissa teet kuitenkin omiasi tai vähintäänkin ajattelet muuta kuin palaverin agendaa. Jälkimmäiset palaverit ovat itsellesi ja työssäsi onnistumiselle täysin turhia (tästä lisää #BlogiArkisto’ssa otsikolla Aikavaras).

Olen joskus historiassa törmännyt työkaveriin, joka rakasti tuoda kiireensä esiin kaikissa tilanteissa. Kiireen korostaminen on turhamaista oman egon pönkittämistä. Kiireen vertaaminen erisisältöisissä töissä on melko hyödytöntä samoin kuin työkavereiden kiireen aliarvoiminen. Tämän päivän työympäristöissä on enää hyvin vähän jäljellä pasianssia kuukausitolkulla pelaavia työkavereita (sellaisenkin olen tosiympäristössä männävuosina tavannut). Ja toisaalta jokainen meistä saa infernaalisen kiireen aikaiseksi tekemällä sitä-sun-tätä. Kun työajan tekemisten sisältö on huolella rationalisoitu ja tehtävät ja työtyyli huippuunsahiottu, on esimiehenkin kanssa huomattavasti paljon helpompaa keskustella työkuorman jakamisesta. Toivon teille kaikille tehokkaamman työajan mukanaan tuomaa työntekemisen iloa!